Suoraan sisältöön

Lasse Männistön ym. aloite sähköisen kokouspöytäkirjojen tarkastamisen käyttöönotosta

28.03.2012 Lasse Männistön ym. aloite sähköisen kokouspöytäkirjojen tarkastamisen käyttöönotosta

Sähköisen kokouspöytäkirjojen tarkastamisen käyttöönotosta

Helsingin kaupunki on siirtynyt paperittomiin kokouksiin ja sähköisen kokousjärjestelmän käyttöön kaupunginvaltuustossa, kaupunginhallituksessa sekä kaikissa lauta- ja johtokunnissa. Järjestelmän tavoitteena on mahdollistaa kokousmateriaalin jakelu, käsittely sekä kokousten pöytäkirjanpito nykyistä tehokkaammin ja vähentää merkittävästi tarvittavan hallinnon ja tulostuspaperin määrää.

Uudistuksessa on kohdattu, kuten kaikissa hallinnollisissa uudistuksissa yleensä, haasteita ja järjestelmässä on tunnistettu useita kehityskohtia. Voidaan kuitenkin arvioida sähköisen kokousjärjestelmän ja asioiden käsittelyn vakiinnuttaneen paikkansa siinä määrin, että paluuta entiseen paperipohjaiseen kokoustamiseen voidaan pitää hyvin epätodennäköisenä.

Kokousjärjestelmää varten kaikille kaupungin luottamushenkilöille on jaettu tietokone sekä sähköinen tunnistautumiskortti ja tähän liittyvä pin-koodi kokousjärjestelmään kirjautumista varten. Kokousmateriaalit ja asioiden käsittely hoidetaan sähköisessä sovelluksessa, mutta yhdessä kohdin kokousketjua luotetaan vielä manuaaliseen työhön: Pöytäkirjan tarkastaminen tehdään hakemalla puheenjohtajalta sekä nimetyiltä pöytäkirjan tarkastajilta allekirjoitus pöytäkirjoihin. Käytännössä tarkastusrumba aiheuttaa usein sen, että virastomestarit kiertävät ympäri kaupunkia hakemassa pöytäkirjoihin allekirjoituksia luottamushenkilöiltä.

Uudessa kokousjärjestelmässä pöytäkirjojen tarkistaminen voitaisiin hoitaa sähköisesti ja tätä kautta tehostaa kaupungin toimintaa ilman, että tästä olisi kenellekään haittaa. Turha ajeleminen ympäriinsä ja aikataulujen yhteen sovittaminen poistuisivat. Sähköinen tunnistautuminen kokoussovellukseen on jo nykyisellään luotettavuudeltaan sähköisen allekirjoituksen luokkaa.

Me tämän aloitteen allekirjoittajat esitämme, että kaupunki ryhtyy pikimmiten toimiin, joilla mahdollistetaan kokouspöytäkirjojen tarkastaminen kokoussovelluksessa luottamushenkilön tunnistekortin ja tunnusluvulla tapahtuvan tunnistautumisen kautta.

Lasse Männistö

Alkuperäinen aloite (pdf)



05.12.2019 18:47