Hoppa till innehållet

Instruktioner och information om att ge respons

Din respons styrs till Helsingfors stads responssystem. Responssystemet underlättar behandlingen av respons på lika vis och utnyttjandet av responsen i utvecklingen av stadens verksamhet. Det går också att följa hur de behandlas och vilka svar som ges.

Responssystemets registerbeskrivning kan läsas på adressen www.hel.fi/rekisteriseloste (under rubriken Stadskansliet).

Att ge respons

Kommuninvånaren kan ge ris eller ros till staden, fråga, föreslå förbättringar och anmäla missförhållanden eller reparationsbehov. All respons behandlas.

Respons kan ges:

  • på stadens webbplats, antingen på adressen www.hel.fi/respons eller på förvaltningarnas responssidor
  • på servicekartan www.hel.fi/servicekarta
  • muntligt, genom att be en tjänsteman anteckna ditt ärende i responssystemet
  • om responsformuläret inte fungerar kan du även skicka respons per e-post till adressen helsinki.palaute@hel.fi

Respons kan ges med namn, pseudonym, eller anonymt. Om kontaktuppgifter uppgetts skickas ett svar till den här kontaktadressen per e-post.

Kommuninvånaren får en anmälan till sin e-post då meddelandet har kommit eller det har flyttats till stadens responssystem. Behandlingen av meddelandet kan följas upp med hjälp av den individuella koden som finns i meddelandet.

I respons och e-postmeddelanden ska följande datasäkerhetsfrågor tas i beaktande:

  • elektroniska meddelanden sänds till myndigheterna på avsändarens ansvar (Lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet 24.1.2003/13, 8 §). Om det har bestämts en tidsfrist för inlämnande av handlingen, skall avsändaren se till att handlingen kommer in till myndigheten inom tidsfristen (Förvaltningslagen 6.6.2003/434, 17 §).
  • i responsen får inte uppges personuppgifter, bankuppgifter, uppgifter om egendom eller hälsotillstånd eller andra mycket känsliga eller personliga uppgifter.
  • responskanalen ska inte användas i fråga om lagstadgade anmärkningar, klagomål eller rättelseyrkanden utan officiella kontakter ska riktas till Helsingfors stads registratorskontor, helsinki.kirjaamo@hel.fi

Ett meddelande som innehåller känslig information besvaras inte per e-post. De här ärendena bör skötas på ett annat sätt, till exempel genom att ringa eller besöka registratorskontoret.

Behandling av respons

Stadens rådgivning Helsingfors-info behandlar all respons som kommer in via stadens gemensamma responsformulär.

  • kontrollerar responsen enligt överenskomna anvisningar
  • klassificerar responsen; begränsar synligheten i fall av respons som innehåller känsliga ärenden
  • skickar responsen vidare för besvarande till förvaltningarna
  • publicerar responsen, om personen som skickat in responsen har gett tillstånd till det och responsen är publicerbar.

Förvaltningarna sköter respons som kommit in via deras egna sidor på motsvarande sätt.

Besvarande

Förvaltningarna har utnämnt personer som ansvarar för besvarandet av responsen. Svarstiden för responsen är ungefär en vecka.

All respons kan inte besvaras genast. Din respons kan kräva att den ansvariga diskuterar ärendet med flera sakkunniga. De kommer tillsammans överens om hur responsen besvaras och vem som utarbetar det slutliga svaret. I responssystemet kan mottagaren av responsen be andra om kommentarer eller flytta responsen till en annan person. Kommentarerna syns inte i svaret du får.

Ibland räcker det inte med diskussionen som inletts via responskanalen och då behövs en mera personlig interaktion. Då lönar det sig att komma överens med personen som besvarar responsen om hur ärendet ska skötas vidare utanför responssystemet.

Publicering

Staden har olika kanaler genom vilka responsen och svaret på den kan publiceras:

På webbplatsen Hel.fi och på servicekartan publiceras responsen så att de uppgifter som syns är ankomsttid, rubrik, innehåll och det uppgivna namnet eller pseudonymen. Kontaktuppgifter såsom e-postadress publiceras inte.

I stadens responsformulär på webben frågas om publiceringstillstånd och om det har getts kan responsens inklusive svar publiceras. Vid publicering bedöms dock alltid först responsens publicerbarhet och det kommunikativa målet med publiceringen. Till exempel flera responser som gäller samma ärende publiceras nödvändigtvis inte.

I publiceringen prioriteras sakliga, väl formulerade och aktuella responser och frågor, vars svar är till nytta även för andra användare.

Utöver de ovannämnda kommunikativa orsakerna publiceras responsen inte om:

  • responsgivaren inte har gett tillstånd till det eller responsen har kommit in per e-post
  • den är osaklig eller skräppost/spam
  • den innehåller personliga och känsliga uppgifter om personer
  • den innehåller patient- och klientinformation som används inom social- och hälsovårdsväsendet
  • den innehåller direkta eller indirekta rasistiska ställningstaganden eller frågor
  • det i responsen nämns personer så att de kan identifieras eller med namn i en mycket negativ ton

De som behandlar responsen kan redigera responsen för publicering till exempel genom att korrigera små stavfel, stryka osakliga ord, länkar eller person- och kontaktuppgifter.

Respons som strider mot lagen antecknas som osakliga, till exempel om responsen:

  • kränker någons ära
  • sprider en annan persons privata uppgifter eller konfidentiell information.

I missbruksfall kan responsgivarens datoradress utredas med hjälp av systemets tekniska experter. Det här förutsätter dock alltid en officiell begäran om utredning från polismyndigheterna.

Helsingfors stadskanslis webbkommunikation ansvarar för publiceringsprinciperna för responsen.



 06.12.2019 07:22