Suoraan sisältöön

Ohjeet tutkimusluvan hakijalle

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla tehtäviin aineistokeruisiin tarvitaan tutkimuslupa. Tutkimuksen tulee hyödyttää toimialaa, soveltua tavoitteiltaan, menetelmiltään, aineiston keruu- ja suoritustavaltaan toimialan toimintaan sekä täyttää tutkimuseettiset vaatimukset. Lisäksi edellytyksenä tutkimuksen toteuttamiselle on kohdehenkilöiden suostumus tutkimukseen osallistumiseen. Tutkimukseen osallistumisesta ei saa antaa vastiketta. Tutkimus voidaan aloittaa luvan myöntämisen jälkeen.

Milloin tutkimuslupaa haetaan

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalta haettava lupa koskee kaupungin omaa toimintaa. Toimialalla edellytetään lupa kaikkiin tutkimuksiin, opinnäytteisiin ja selvityksiin, joissa kerätään tai käsitellään toimialan asiakkaita, oppilaita, opiskelijoita tai henkilökuntaa koskevia tietoja riippumatta siitä, millä menetelmällä aineisto hankitaan. Lupa tarvitaan lisäksi toiminnallisiin tutkimuksiin ja kehittämishankkeisiin, joista syntyy tutkimuksellinen, julkaistava raportti. Myös toimialan henkilökuntaan kuuluvan on haettava lupa, jos tutkimusta ei tehdä virka- tai työtehtävänä, vaan esimerkiksi osana henkilön opintoja.

Milloin tutkimuslupaa ei myönnetä

Tutkimuslupahakemus voidaan hylätä esimerkiksi seuraavin perustein:

  • hakemus on puutteellinen eikä täydentäviä tietoja ole saatu
  • tutkimusasetelma on eettisesti ongelmallinen
  • kysymyksessä on markkinatutkimus tai kaupallinen tutkimus, jonka tavoitteet eivät tue kasvatuksen ja koulutuksen toimialan toiminnan kehittämistä
  • aihetta on äskettäin tutkittu samassa kohderyhmässä
  • toimialalla ei ole tarjota tarvittavaa aineistoa tai sen hankkiminen vaatisi henkilökunnalta kohtuutonta työpanosta

Jos tutkimuslupaa ei myönnetä, saa hakija perustelun kielteiselle päätökselle sekä oikaisuvaatimusohjeet.

Tutkimusluvan hakeminen 

Tutkimusluvan hakijan tulee olla etukäteen yhteydessä siihen päiväkotiin, kouluun tai oppilaitokseen, jossa tutkimus halutaan toteuttaa ja sopia alustavasti johtajan/rehtorin kanssa tutkimuksen tekemisestä. Tämän jälkeen tutkimuslupaa haetaan lomakkeella. Tutkimuslupahakemus liitteineen toimitetaan paperiversiona Helsingin kaupungin kirjaamoon osoitteella:

Helsingin kaupunki, Kirjaamo, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
PL 10, 00099 Helsingin kaupunki

Käyntiosoite: Kaupungintalo, Pohjoisesplanadi 11–13, 00170 Helsinki

Allekirjoittamalla tutkimuslupahakemuksen sitoutuu tutkija salassapitämään tutkimuksen yhteydessä saadut luottamukselliset tiedot, perehtymään lainsäädännön asettamiin vaatimuksiin sekä vastuuseensa tietojen lainmukaisesta käsittelystä. Kaikkien niiden henkilöiden, jotka käsittelevät salassa pidettäviin asiakirjoihin tai henkilörekistereihin sisältyviä tietoja, on annettava sitoumus joko hakemuslomakkeella tai saman sisältöisenä erillisellä liitteellä. Sitoumus on aina toimitettava alkuperäisenä kirjaamoon.

Tutkimusluvan myöntäminen

Päätöksen tutkimusluvan myöntämisestä tekee palvelukokonaisuuden johtaja, kun tutkimus kohdentuu yhteen palvelukokonaisuuteen toimialalla. Useampia palvelukokonaisuuksia koskevissa tutkimuksissa tutkimusluvan myöntämisestä päättää toimialajohtaja.  Tutkimuslupapäätöksessä määritellään ehtoja muun muassa tietojen säilyttämiselle, suojaamiselle ja hävittämiselle. Tutkimusluvassa voidaan määritellä myös rajauksia tutkimukselle. Toimialan henkilökunta ei lähtökohtaisesti osallistu tutkimuksen toteuttamiseen.

Tutkimuslupapäätös lähetetään hakijalle sähköpostilla tai postitse. Päätökset ilman liitteitä julkaistaan kaupungin Internet-sivuilla. Tutkija sitoutuu lähettämään toimialalle tutkimuksen valmistuttua linkin verkossa julkaistuun tutkimusraporttiin: kasko.tutkimusluvat@hel.fi

Lisätietoja: kasko.tutkimusluvat@hel.fi

Tutkimuslupahakemukseen tarvittavat liitteet

Tutkimuslupahakemuksen liitteenä tulee olla:

  • Tutkimussuunnitelma, jonka tutkimuslaitos on hyväksynyt ja jossa on selkeästi kuvattu tutkimuksen tarkoitus, aineiston keruu, tutkimusmenetelmät, aineiston tietoturvallinen säilyttäminen tutkimuksen aikana sekä aineiston tietoturvallinen hävittäminen tai arkistointi tutkimuksen päätyttyä. Jos tutkimussuunnitelman tekstiosa ylittää 10 sivua, tulee liitteenä olla tiivistelmä.

  • Eettinen pohdinta tai eettisen toimikunnan lausunto
    Tutkimusprosessin eettisten näkökulmien pohdinta sisältää mm. tutkimusaiheen, tutkimusmenetelmien sekä tutkimusaineiston analyysin ja raportoinnin eettisten kysymysten arvioinnin.

  • Malli suostumusasiakirjasta, mikäli suostumusperusteisuus on henkilötietojen käsittelyn laillisuusperuste tutkimuksessa. Vapaaehtoinen suostumus pyydetään tutkittavilta kirjallisesti ennen tutkimuksen aloittamista ja sen tulee olla EU:n tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain mukainen. Suostumusasiakirja on päivättävä ja sen allekirjoittavat suostumuksen antaja ja vastaanottaja. Kopio asiakirjasta on annettava suostumuksen antajalle. Suostumusasiakirjasta tulee ilmetä, mm:
    • Lyhyt kuvaus tutkimuksesta ja sen tarkoituksesta
    • Miten tutkittava valikoidaan tutkimukseen
    • Miten tutkittavan yhteystiedot saadaan
    • Tutkimuksen osallistumisen vapaaehtoisuus
    • Mitä tietoja tutkittavilta kerätään
    • Kuka tietoja käsittelee
    • Tutkittavan tietojen suojaaminen 
    • Kerätäänkö tietoja myös muualta
    • Luovutetaanko tietoja tutkimusryhmän ulkopuolelle
    • Siirretäänkö tietoja kolmanteen maahan
    • Tutkimuksen kesto
    • Miten tulokset raportoidaan ja julkistetaan
    • Mitä tutkimusrekisterille tapahtuu tutkimuksen jälkeen

  • Tiedote, josta tulee ilmetä selkokielisesti ja kohderyhmälle ymmärrettävästi, mm.
    • Lyhyt kuvaus tutkimuksesta ja sen tarkoituksesta
    • Tutkimuksen osallistumisen vapaaehtoisuus: Tutkittavan oikeus kieltäytyä, keskeyttää tutkimukseen osallistumisensa tai peruuttaa suostumuksensa missä tahansa tutkimuksen vaiheessa ilman, että sillä on haitallisia vaikutuksia tutkittavalle tai palvelujen saantiin. Tutkittavan pitää myös tietää, minne ilmoitus keskeytyksestä tai peruutuksesta tehdään.
    • Miten tulokset raportoidaan ja julkistetaan
    • Tutkittavan tietojen suojaaminen ja sen varmistaminen, että tiedot käsitellään ja esitetään joka vaiheessa niin, että yksilökohtaiset tiedot eivät paljastu

  • Selvitys henkilötietojen käsittelystä ja tietoturvasta tutkimuksessa
    • Henkilötietojen käsittely tutkimuksessa on dokumentoitava ja tutkittavia on informoitava (esim. tietosuojaseloste).
    • Tehtyjen ratkaisujen on oltava viranomaisten tai organisaation tietosuojavastaavan jälkikäteen tarkistettavissa.

  • Aineistonkeruuseen liittyvä materiaali (esim. kyselylomake, haastattelurunko, havainnointilomake, listaus tutkimuksessa kerättävistä tiedoista)

Tutkittavien iän vaikutus tutkittavilta pyydettävään suostumukseen: 
Alle 15-vuotiaiden lasten ja nuorten kohdalla huoltajilta pyydetään nimenomainen suostumus päiväkodissa tai koulussa tapahtuvaan tutkimukseen osallistumiseen. Lupapyynnön muotoileminen siten, että huoltajalla on ainoastaan mahdollisuus kieltää lapsensa osallistuminen, ei ole mahdollista. Jos huoltaja ei anna lupaa, ei kyseinen lapsi voi osallistua tutkimukseen. 15-17-vuotiaat nuoret voivat osallistua koulussa tai oppilaitoksessa tehtävään tutkimukseen omalla suostumuksellaan, mutta huoltajia tulee tiedottaa ennalta tutkimuksesta. Tiedotteen, suostumusasiakirjan ja muun aineiston keruuseen liittyvän materiaalin tulee tarvittaessa olla saatavana suomen tai ruotsin lisäksi myös muilla kielillä.