Suoraan sisältöön

Pidä lukija mielessä kun kirjoitat

”Kymmenet tuhannet kansalaiset, jotka ennen olivat lukeneet vain pitkää, ikävää, vaikeatajuista katekismusta, lukivat nyt loppumatonta valtiollista julistusta, jonka jokaisen sanan jokainen ymmärsi ja joka huumasi päät ja jäsenet kuin jalo ulkomainen viini…”.

Näin kirjoitti Ilmari Kianto sata vuotta sitten kirjassaan Punainen viiva. Onko sinun tekstisi vaikeatajuista katekismusta vai kirjoitatko siten, että lukija ymmärtää sanomasi ensi lukemalla? Osaatko asettua lukijan asemaan ja pysyä siinä koko kirjoittamisen ajan? Löytyykö tekstistäsi punainen lanka?

Virastossamme tuotetaan asiakkaille ja potilaille lukematon määrä päätöksiä, ohjeita, tiedotteita ja lomakkeita. Toisillemme kirjoitamme pöytäkirjoja, muistioita ja raportteja. Unohtaa ei sovi sitä huikeaa määrää tekstiä, joka toimitetaan sisä- ja ulkoverkkoon sekä sosiaaliseen mediaan. Kirjoittajan olisi hyvä aina pitää mielessä se yksi lukija, jonka on tarkoitus saada oikea käsitys siitä, mitä asia koskee tai miten hänen tulee toimia.

Sosiaali- ja terveyspalvelut perustuvat satoihin lakeihin ja asetuksiin, minkä vuoksi vaarana on kirjoittaa liian monimutkaista ja vaikeaselkoista kieltä. Selkeä kieli on kriittinen osa organisaation tehokasta, tuottavaa ja vaikuttavaa toimintaa. Julkishallinnossa selkeä kieli on palvelua, jota yhteiskunta saa viranomaisilta vaatia.

Kuntien ja valtion tekstien kohdalla puhutaan usein kapulakielestä, joka tarkoittaa asioiden ilmaisemista tarpeettoman vaikeasti. Ja tässä paino on nimenomaan sanalla ”tarpeettoman”. Seuraavassa esitellään muutamia keinoja välttää kapulakieltä ja parantaa tekstin luettavuutta.

Karsi kapulakieli

1. Jätä pois kaikki, mikä on lukijalle turhaa:

  • lukijalle tarpeettomat asiat
  • tyhjät sanat: - …antaa virkamiehille käytännön työkaluja laadukkaaseen…
  • perusteeton toisto: - kuusikerroksinen kerrostalo > kuusikerroksinen talo

2. Älä pelkää sinuttelua.

Kun kyseessä on henkilölle tarkoitettu päätös, tiedote, ohje tms., älä epäröi käyttää sinä-muotoa. Se tuo tekstin lähemmäksi lukijaa ja helpottaa ymmärtämistä.

3. Lyhennä ja yksinkertaista virkerakenteita. Tarkista myös sanajärjestys.

4. Vaihda pitkät, vieraat ja vaikeat sanat lyhempiin ja tutumpiin.

Vaikeita sanoja ovat lyhenteet ja pitkät yhdyssanat sekä viraston sisäisessä kielenkäytössä syntyneet uudissanat, joiden merkitys ulkopuolisille on tuntematon. Avaa käsitteet, joita et voi vaihtaa tutumpiin ja helpompiin.
Esim. kansalaisyhteiskuntalinjaus, TTL 16 §

5. Pidä verbit verbeinä – vältä substantiivityyliä.

Lauseen ydin ilmaistaan verbillä. Substantiivityylissä kuvaavat verbit vääntyvät useimmiten -minen-loppuisiksi substantiiveiksi. Lauseiden verbeinä toistuvat tällöin mm.

  • olla
  • suorittaa
  • tapahtua
  • hoitaa
  • vastata.

Karta myös liiallista lauseenvastikkeiden käyttöä.

6. Kerro tekijä, kun tiedät sen.

Karta passiivimuotoa, ellei tarkoituksesi ole kertoa, että tekijä on tuntematon tai epämääräinen. Suomen kielessä passiivi - oikein käytettynä - viittaa aina siihen, että tekijä, vaikka onkin tuntematon, on kuitenkin henkilö - ei esimerkiksi laite tai ohjelmisto.

7. Sovella tärkein ensin -sääntöä:

  • tärkein kappale tekstin alkuun
  • tärkein virke kappaleen alkuun
  • tärkein lause virkkeen alkuun
  • tärkein sana lauseen alkuun.

Tee tekstistä helposti silmäiltävä

Tekstin helppo silmäiltävyys ja hahmottaminen edesauttavat tekstin ymmärtämistä. Sen vuoksi on paikallaan käyttää väliotsikoita, taulukkoja ja kuvia aina kun ne yhteyteen sopivat.

Testauta tekstisi ja pyydä kommentteja

Tekstin ilmaisusta syntyy erimielisyyttä useammin kuin sisällöstä. Itse voit testata tekstisi sujuvuutta lukemalla sen ääneen. Silloin huomaat helpommin solmukohdat ja liian pitkät sanat ja virkkeet. Voit pyytää toista henkilöä testaamaan tekstisi esimerkiksi seuraavin tavoin.

Toistotesti

1) Anna teksti luettavaksi henkilölle, joka ei tunne sen sisältöä kovin hyvin entuudestaan.
2) Peitä teksti ja kysy, mitä luetusta jäi päällimmäisenä mieleen.

Jos testihenkilö pystyy kertomaan olennaisimman sisällöstä, hän on ymmärtänyt tekstin. Ellei pysty, ilmaisua pitää korjata. Lomakkeiden kohdalla voit pyytää henkilöä toimimaan asiakkaana ja täyttämään lomakkeen kuvitteellisilla tiedoilla.

Otsikkotesti

1) Näytä testihenkilölle vain tekstin otsikko.
2) Pyydä häntä kertomaan, mitä hän otsikon perusteella arvelee tekstin sisältävän.

Pyydä kommentteja

Voit pyytää toista henkilöä lukemaan tekstisi ja antamaan kommentteja. Voit tehdä vaihtokauppaa ja lukea vastavuoroisesti hänen tekstiään. Muista kohtuus avunpyynneissä ja rakenna kestäviä kommentointisuhteita.

Alla olevat esimerkit ovat otteita hel.fi-sivuilla olevasta palvelukuvauksesta. Teksteissä on paranneltu lauserakennetta, jätetty pois turhia sanoja ja vältetty pitkiä sanoja. Korjattu teksti on merkitty >.

1) Kun yli 65 vuotta täyttänyt henkilö on jättänyt kirjallisen hakemuksen päivätoimintaan liitteineen asuinalueensa sosiaali- ja lähityönyksikköön ja päivätoiminnan tarve on yhdessä työntekijöiden kanssa todettu, henkilö voi valita kaupungin tarjoaman päivätoimintapaikan vaihtoehtona päivätoiminnan palvelusetelipaikan.

> Henkilö voi 65 vuotta täytettyään hakea päivätoimintaan, kun hänen palvelun tarpeensa on todettu. Hakulomake jätetään oman asuinalueen sosiaali- ja lähityön yksikköön. Henkilö voi valita joko kaupungin oman päivätoimintapaikan tai palvelusetelipaikan.

2) Palvelusetelivaihtoehdossa tulee huomioida se, että asiakkaalle jäävä maksuosuus saattaa olla jonkin verran suurempi kuin kunnallisesta päivätoiminnasta perittävä maksu, joka on 17,90 euroa/päivä.

> Kun asiakas valitsee palvelusetelin, päivätoiminnan maksu voi olla suurempi kuin vastaavan kunnallisen palvelun maksu, joka on 17,90 euroa/päivä.

3) Jos henkilö valitsee palvelusetelivaihtoehdon, hänelle myönnetään päivätoiminnan palveluseteli.

> Henkilö voi halutessaan valita päivätoiminnan palvelusetelin.

Lähteet:

Ilmari Kianto: Punainen viiva
Kotus-blogi 28.10.2014
Anja Alasilta: Kirjoittajan vuosikirja 4, Kaleva.fi 18.10.2014

—————

Kotimaisten kielten keskus (Kotus) tarjoaa kielenhuollon koulutusta.

Teksti: Marja-Leena Lehikoinen