Johtamisjärjestelmän ja toimialamallin arvioinnin kokonaisuus Kaupunginvaltuuston seminaari 4.-5.2.2021 Strategiapäällikkö Marko Karvinen Johtamisjärjestelmän uudistus ja tavoitteet Valtuustokauden 2013-17 strategiassa johtamisjärjestelmän uudistamisen tavoitteena oli: •kunnallisvaalituloksen heijastuminen kaupungin johtoon •demokraattisen päätöksenteon ja sen vaikuttavuuden parantaminen •kaupunginvaltuuston ja -hallituksen roolin vahvistaminen kaupungin johtamisessa. Valtuustokauden alussa 1.6.2017 toteutetun uudistuksen keskeiset elementit olivat •pormestarimalli •lautakuntarakenteen uudistaminen •siirtyminen toimialamalliin •osallisuusmalli Johtamisjärjestelmän uudistuksen arviointikokonaisuus 2017-21 •Akateemiset arviointitutkimukset •Hanken, kohdistuu kaupunkiympäristön ja kulttuurin ja vapaa-ajan toimialoihin •Helsingin yliopisto, kohdistuu kasvatuksen ja koulutuksen toimialaan •Tampereen yliopisto, kokonaisarviointi •Konsulttiarviointi, KPMG:n toteuttama •Kaupungin tekemä osallisuustyön arviointi •Henkilöstökyselyjen hyödyntäminen: Kunta 10 ja Uudistumisen pulssi, Muutospulssikyselyt •Kokonaisuus perustuu päätöksiin: Kvsto27.9.2017, Khs5.2.2018, 12.3.2018 ja 4.3.2019 Tutkimusmenetelmistä ja laajuudesta •Tutkimukset ja arvioinnit on tehty toisistaan poikkeavilla otteilla •Ne tuottavat monipuolisen ja toisiaan täydentävän arviointikokonaisuuden •Arviointikokonaisuuden hyödynnetty tutkimusaineisto on ollut laaja. •Eri arvioinneissa on ollut mukana vuosien 2017 –2020 aikana mm. •useita kyselyitä ja niihin tuhansia vastaajia •henkilöstölle suunnatut muutospulssikyselyt, joihin tuhansia vastaajia •satoja haastatteluja •laajan dokumenttiaineiston hyödyntäminen •havainnointi toimialojen tilaisuuksissa. Johtamisuudistuksen arviointikokonaisuus 2018 -2021 Poliittinen ja ammatillinen johtamisjärjestelmä. Etnografinen tutkimus. Vastuu: Straos Toteuttaja: Hanken Osallisuus ja vuorovaikutus Vastuu: Viestintäosasto Arvioinnin toteutus 10-11/2020 2018 2019 2020 Henkilöstön kokemukset Vastuu: Heos Loppuraportti 31.12.2020 Loppuraportti 15.5.2019 Väliraportti 15.5.2019 Esittelyt, työpa- jat, seminaarit T T T T Kyselyt/ haastattelut Etnografinen tutkimus, jatkuva T Kanslia ja toimialat: arvioinnin etenemisen ja tulosten jatkuva viestintä henkilöstölle ja luottamushenkilöille Toteuttajat ja kaupunki: johto-ja projektiryhmän/ryhmien kokoukset säännöllisesti arviointien ajan Khs, KV Väliraportti 10.8.2018 JohtamisJärjestelmä ja toimialamalli Vastuu: Straos Toteuttaja: KPMG Akateeminen tutkimus johtamisjärjestelmästä ja toimialamallista. Vastuu: Straos Toteuttajat: Helsingin ja Tampereen yliopisto Kunta10 tulokset 10 10 10 Kunta10 kyselyt 10 Väliraportti 15.5.2019 10 10 Loppuraportti 31.12.2020 Loppuraportti 28.2.2021 (Tre) ja 30.5.2021 (Hki) T Akateeminen tutkimus, jatkuva Raportti 15.5.2019 Työterveys- kysely TT Työterveys- kyselyn tulokset TT TT T TT T TT Muutospulssi Väliraportit 31.5.2020 2021 Väliraportit 31.5.2020 Uudistumisen pulssi TT T Uudistumisen pulssi Loppuraportti 8.1.2021 T Tulosten koonti valtuusto- kauden 2017 –2021 arviointiin Arvioinnin haastavuus •Johtamisjärjestelmän arvioinnit luovat moniulotteisen kuvan uudistamisesta. •Yksinkertaisten johtopäätösten esittämiseen tulee suhtautua varauksella, koska johtamisjärjestelmään liittyy laaja joukko arviointiin osallistuneita, joilla kaikilla on perustellut omat kokemuksensa ja näkemyksensä. •Helsingin kaupungin organisaatio on suuri ja kompleksinen (esim. henkilöstön määrä, palveluvalikoima, talouden laajuus). •Seminaarin aineistossa on yhteenvetomuistio, johon on koottu tiivistelmä eri tutkimusten keskeisistä löydöksistä Yhteenveto arvioinneista keskustelun pohjaksi •Kokonaisuutena uudistus on edennyt tavoitteiden suuntaisesti. Niin poliittinen uudistus (pormestarimalli ja lautakuntamalli), operatiivinen uudistus (toimialamalli) kuin osallisuusmalli ovat edenneet uudistusten tavoitteiden suuntaisesti. •Operatiivisessa organisaatiossa muutos on kuitenkin edelleen osin kesken ja operatiivinen toiminta hakee edelleen muotoaan. •Yksiselitteisiä merkittäviä muutosehdotuksia johtamisjärjestelmään ei arvioinneista voida suoraan johtaa. •Uudistuksesta on kokemuksia vasta yhden valtuustokauden ajalta ja uudistus oli poikkeuksellisen laaja. •Selkeimmäksi uudistuksen tavoitteiden onnistumiseksi voidaan nostaa lautakuntarakenteen ja toimialamallin kokonaisuus. Arviointien hyödyntäminen viranhaltijaorganisaatiossa •Arviointiaineisto sisältää poliittisen järjestelmän arvioinnin lisäksi runsaasti hyödynnettävää tietoa kaupungin toiminnan ja johtamisen kehittämiseen •Arviointien väliraportteja ja tuloksia on hyödynnetty valtuustokauden aikana kaupungin toiminnan kehittämisessä •Kaupungin johtoryhmä arvioi henkilöstötutkimusten ja arviointien kokonaisuutta ja päättää tarvittavista toimenpiteistä