Valmistautuminen uuden valtuustokauden strategiatyöhön Kansliapäällikkö Sami Sarvilinna Kaupunginvaltuuston seminaari4.-5.2.2021 Helsingin 2021 –2025 strategian valmistelunneljä vaihetta 02 03 04 2017–2021 strategian arviointi •Toimialojen, liikelaitosten ja kanslian 2017-2021 strategiakauden saavutukset, haasteet ja opit kootaan kanslian strategiaosaston toimesta kaupungin johtoryhmän ja valtuuston arviointiin. •Kooste mm. keskeisistä mittareista, kärkihankkeista ja mm. johtamisjärjestelmän arvioinnista. 2021–2025 strategiantietopohja •Toimintaympäristön muutoksen kuvaaminen ja koostaminen yhteiseen tietopohjaan poliittisen strategiatyön hyödynnettäväksi. •Kaupunginkanslia, toimialat ja liikelaitokset kokoavat olennaisiin ilmiöihin liittyvä tiedot ja näkemykset. •Kaupunkilaisten ja henkilöstön kohdistettu osallistuttaminen ilmiöihin liittyvien näkemysten syventämiseksi. 2021–2025luottamushenkilöidenstrategiatyö •Uuden valtuustokauden luottamushenkilöiden strategiatyö käynnistyy hyödyntäen mm. strategian arviointia sekä koottua tietopohjaa. 2021-2025 strategiantoimeenpanon valmistelu •Uuden strategian vieminen käytännön toiminnaksi vaati sisällön lisäksi yhteisen tavan arvioida vaikutuksia sekä toteuttaa strategian tavoitteita. •Valmistellaan ehdotus strategian tavoitteista johdetuista keinoista, menetelmistä ja mittareista •Syksyllä 2021 hyväksyttävän strategian toteuttamisen, viestinnän ja jatkuvan dialogin suunnittelu käynnistetään hyvissä ajoin kevään 2021 aikana. Strategian valmistelun yleisaikataulu Q3 2020 Q4 2020 Q1 2021 Q2 2021 Q3 2021 Q4 2021 01 Strategian tietopohja –Virkavalmistelu uudelle valtuustolle •Toimintaympäristön muutos: trendit & ilmiöt, jatkuvuuskohdat, mahdolliset skenaariot sekä säädöspohjan muutokset •Keskeisten ilmiöiden osalta henkilöstön, kaupunkilaisten, yritysten ja 3.sektorin näkemykset •Kaupungin talousarvio, ennusteet ja seuranta 02 Uuden valtuuston strategiatyö -Poliittinen valmistelu 03 Strategia 2021-2025 –Toimeenpanon valmistelu 04 Valtuustoseminaari4.-5.2.2021 Uusi valtuustokausi 1.6.2021 Kuntavaalit18.4.2021 Kaupunkistrategia 2021-25 Kaupunkistrategia 2017-21 2017-2021 strategian arviointi Johtoryhmäseminaari26.-27.11.2020 Kaupunginkanslian strategiaosasto tukee ja koordinoi toimialoja, liikelaitoksia ja keskushallintoa strategian arvioinnissa ja tietopohjan kokoamisessa. Kevään 2021 strategiatyön valmistelu ja yhteinen tietopohja •Kuntavaalien jälkeen viranhaltijajohdon on oltava valmiina esittämään uudelle luottamushenkilöjohdolle keskeinen tietopohja •näkemys toimintaympäristön muutoksesta •kaupunkistrategian ilmiöistä ja ydinkysymyksistäsekä •strategian 2017-2021 arviointi •nykytila kuvaus kaupungin johtamismallista ja keskeisistä foorumeista •ajatuksiastrategisista vaihtoehdoista ja skenaarioista. •Yhteistä tietopohjaa koostetaan alustavasti 2017-21 arvioinnin yhteydessä. Tavoite on tunnistaa jatkuvuus-ja murroskohdat kaikkein keskeisimmissäilmiöissä. •Strategian tietopohja viimeistellään helmi-huhtikuussa 2021 ja näin ajoissa hyödynnettäväksi poliittisessa strategiatyössä. 2021–2025 strategiantietopohjan koostaminen Strategian tietopohja ja vuorovaikutus sekä osallistaminen •Strategian tietopohjan koostamisessa hyödynnetään henkilöstön, kaupunkilaisten, yritysten ja yhteisöjen sekä muiden kumppanien näkemyksiä. •Tietopohjaa tarkennetaan vuoropuhelussa eri toimijoiden kanssa kolmessa vaiheessa tunnistettujen ilmiöalueiden kautta (10kpl): I.Keskeisten kaupunkistrategiaan vaikuttavien ilmiöiden liittyvän suunnitelman tarkentaminen: olennaiset kysymykset, olemassa oleva tieto ja tarvittava osallistaminen II.Teema-ja ilmiökohtaisia näkemyksiä rikastaminen dialogissa henkilöstön, kaupunkilaisten, yritysten, tutkimusyhteisöjen ja muiden kumppaneiden kanssa III.Strategian tietopohjan viimeistely ja vaihtoehtoiset tavat toimia sekä vastata muutokseen •Tietopohjaa tarkennetaan talousarvion 2022 ja taloussuunnittelun tietotarpeilla alkuvuodesta yhteistyössä kanslian ja toimialojen kesken. Strategiaosasto koordinoi tietopohjan kokoamista toimialojen, kanslian ja virastojen kanssa. 2021–2025 strategiantietopohjan koostaminen Osallistamisen tavoite on syventää tietopohjaa ja lisätä avoimuutta. Tavoite ei ole valmistella linjauksia tai tiekarttoja. Tietopohja kokoa aiheita jatkuvaan osallisuussuunnitteluun strategian toimeenpanna. Uuden valtuuston strategiatyönaikataulu ja eteneminen •Tämän strategiakauden kokemusten perusteella varaudutaan siihen, että uuden valtuustokauden luottamushenkilöidenstrategiatyö ajoittuu kesäkuusta elokuuhun. •Valtuustokauden alkaessa kesäkuussa valmistaudutaan valtuuston strategiaseminaariin ja talousarvion 2022 lähetekeskusteluun. •Aikataulu on suunniteltu siten, että se mahdollistaa talousarvioehdotuksen 2022 valmistelun kaupunginhallituksen käsiteltäväksi lokakuussa.Tällöinkaupunkistrategiaehdotustulisi esitellä kaupunginhallitukselle elokuun lopulla, jotta se on mahdollista päättää valtuustossa syyskuun lopulla. •Linkitys talousarviokäsittelyn on aikatauluun tärkeä, jotta strategian tavoitteet ja painoisteet voidaan huomioida kaupungin talousarviossasekä toiminnan suunnittelussa ja resursoinnissa. •Lautakuntien osallistuminen strategian valmisteluun otetaan huomioon aikataulussa. Nykyisen strategian valmistelussa lautakunnat pitivät strategiaseminaarit elokuun alussa. 03 Valmistautuminen strategiakaudenvaihdokseen •Strategian toimeenpanon valmistelussa tuotetaan ehdotus vaikuttavasta ja tehokkaasta tavasta toteuttaa ja seurata poliittisen tahtotilan sekä vaikutusten toteutusta. •Strategian toteuttamisvaihtoehtojen vaikutustenarviointi valmistellaan osaksi strategian hyväksyntää.Tavoitteiden toteuttamisen varmistaminen edellyttää riittävien resurssien varaamista osana talouden ja toiminnan suunnittelua. •Valmistaudumme tuottamaan strategian poliittiseen hyväksyntään ehdotuksen keskeisiin strategian tavoitteisiin linkittyvistä keinoista, menetelmistä ja mittareista. •Strategian toimeenpanon onnistumisessa on tärkeää strategiaviestintä ja jatkuva dialogi henkilöstön ja kaupunkilaisten kanssa. Suunnittelu käynnistetään ennakoivasti vuoden alussa yhteistyössä toimialojen ja kanslian viestinnän, HR:nja strategiatoimijoiden kanssa. 2021-2025 strategiantoimeenpanon valmistelu