Kaksi henkilöä katsoo tablettitietokoneen näyttöä

Helsingin kaupunginhallitus keskusteli palkanmaksun ongelmien hoitamisesta – tehotoimenpiteet kääntäneet tilannetta parempaan

Helsingin kaupunginhallitus sai 8. elokuuta henkilöstöjohtaja Nina Grosilta tilannekatsauksen Sarastia-palkkajärjestelmän käyttöönotossa ilmenneistä palkanmaksun ongelmista ja käynnissä olevista korjaustoimenpiteistä.

Kesäkaudella on nähty, että tehotoimenpiteillä on saatu aikaan positiivista kehitystä. Tilanne ei ole kuitenkaan hyväksyttävällä tasolla ja siksi syyskaudella toimenpiteitä kiihdytetään edelleen. Fokuksessa ovat erityisesti asiakaspalvelun toimivuuden kehittäminen, palkanlaskennan lisäresursointi ja työn uudelleenorganisointi, käyttäjien osaamisen kehittäminen sekä järjestelmäkehitys yhteistyössä Sarastia Oy:n ja Accountor HR:n kanssa. Tämänhetkisen arvion mukaan vakauttaminen täysin normaaliksi kestää koko syyskauden.

– Tehtyjen tehotoimien ansiosta palkkavirheiden korjaaminen on edistynyt ja asiakaspalvelun ruuhkaa on saatu purettua. Emme ole kuitenkaan pystyneet korjaamaan kaikkia palkkoja kohtuullisessa ajassa. Keskitymme työssämme tähän isolla osaajajoukolla, kunnes virheiden määrä ja niiden korjausaika saadaan normalisoitua, sanoo Helsingin kaupungin henkilöstöjohtaja Nina Gros.

Helsingin kaupunki panostaa merkittävästi HR-palveluiden uudistamiseen ja digitalisaation tulevien vuosien aikana. Sarastian HR-palkkajärjestelmään siirtyminen huhtikuussa 2022 on osa tätä uudistusta. Järjestelmäuudistuksen mittakaava on merkittävän suuri ja järjestelmän käyttöönotto ja toimintatapamuutos ovat olleet vaikeita. Järjestelmän käyttöönotossa ilmenneitä ja valitettavia palkanmaksun ongelmia on ratkottu kevään ja kesän aikana.

Palkkavirheiden käsittely ja korjaus tehostunut

Palkkavirheisiin liittyvät tunnusluvut ovat kehittyneet kesän aikana parempaan suuntaan. Myös uusia virheitä muodostuu edelleen, mutta vähenevissä määrin. Täysin puuttumaan jääneitä palkkoja oli 4. elokuuta 124 kappaletta, kun 28. heinäkuuta niitä oli 141 kappaletta ja 14. kesäkuuta 412 kappaletta. Edellä esitetyt luvut koostuvat pääosin kunkin kuun palkanmaksuissa syntyneistä uusista tapauksista. Tällä hetkellä tavoitteena on korjata ja maksaa kokonaan puuttumaan jäänyt palkka kahdessa päivässä.

Asiakaspalvelun merkittävästä tehostumisesta johtuen virheisiin liittyvät yhteydenotot on entistä nopeammin saatu käsittelyjonoon, käsittelyajat ovat nopeutuneet ja kyselyiden vastaamisaika lyhentynyt. Asiakaspalvelun sähköpostijonossa oli 4. elokuuta 1 750 purkamatonta yhteydenottoa, kun 28. heinäkuuta niitä oli 1 960 kappaletta ja 14. kesäkuuta 10 613 kappaletta.

Myös puhelinpalvelun vastaamisaika on huomattavasti parantunut aikaisemmasta. Ruuhkaa ilmenee ajoittain erityisesti palkanmaksupäivien yhteydessä.

– Kesä- ja heinäkuusta tilanne on parantunut. Virheiden korjaamiseen osallistuu laajasti nyt koko palkkahallinnon henkilöstö, ei ainoastaan tehtävään erikoistunut henkilöstö. Tilanne ei ole missään tapauksessa hyväksyttävä ja teemme kaikkemme tilanteen ratkaisemiseksi mahdollisimman nopeasti, summaa Gros.

Palkanmaksun myöhästymiset korvataan

Kaupunki työnantajana huolehtii kaikista sille kuuluvista palkanmaksun viivästymistä koskevista korvausvelvoitteista. Menettelytapaa suunnitellaan, ja siitä tullaan antamaan ohjeet henkilöstölle mahdollisimman pian. Viivästyskorot tullaan maksamaan ilman, että henkilön tarvitsee itse olla yhteydessä palkanmaksuun. Mikäli tulorekisterissä on virheellistä tietoa, kaupunki tekee viranomaisten, kuten esimerkiksi Kevan ja Kelan, kanssa yhteistyötä virheellisten tulotietojen oikaisemiseksi, jotta varmistetaan, että henkilö saa hänelle kuuluvat etuudet oikein.

– Helsingin kaupunki haluaa olla hyvä työnantaja ja toteuttaa laadukasta henkilöstöpolitiikkaa. Tämä tavoitteemme on saanut pahan kolauksen ja luottamus kaupunkiin työnantajana on ymmärrettävästi horjunut. Tilanteen vakauttaminen on ykkösprioriteettimme tällä hetkellä. Luonnollisesti kaupunki työnantajana huolehtii kaikista sille kuuluvista palkanmaksun viivästymistä koskevista korvausvelvoitteista. Muut mahdolliset hyvitykset vaativat vielä erillistä valmistelua, kertoo pormestari Juhana Vartiainen.

Pormestari Vartiainen tulee elokuun aikana tilaamaan ulkopuolisen selvityksen tilanteeseen johtaneista syistä, jotta vastaavia ongelmia ei jatkossa pääsisi syntymään.