Helsingfors domkyrka,hus, havet och båten.

Coronakrisen utmanade staden till snabbhet, flexibilitet och nya lösningar

I Finland har coronavirusepidemin varit kraftigt koncentrerad till Nylands område och i synnerhet till Helsingfors. Den snabba spridningen av viruset och de, särskilt för den äldre befolkningen, allvarliga riskerna utmanade Helsingfors stad att reagera snabbt och delvis med nya medel. Man arbetade bland annat med att spåra infektionskedjor, hjälpa äldre personer på nya sätt och upprätthålla olika tjänster trots kristiden.

"Krisen slog hårdast mot Helsingfors, där omkring 40 procent av landets alla coronasmittor har förekommit. Stadens funktionsberedskap var dock god och de olika sektorerna anpassade sig snabbt till att möta helt nya former av utmaningar. I sin helhet har vi klarat krissituationen bra och mycket har vi också lärt oss så att vi kan förbereda oss ännu bättre för en eventuell andra våg", konstaterar borgmästare Jan Vapaavuori.

Helsingfors stads olika sektorer har undersökt hur krisen sköttes med tanke på de egna funktionerna.

Dessutom har man med hjälp av Helsingforsbarometern undersökt invånarnas åsikter om hur situationen hanterades. Mer information: Coronavåren ändrade helsingforsarnas liv, men tron på framtiden är stark (https://www.hel.fi/uutiset/sv/kaupunginkanslia/coronavaren-adrade-helsingforsarnas-liv)

Social- och hälsovårdstjänsterna reagerade så raskt som situationen krävde

Så snart epidemin i mars slog till i Helsingfors startade staden en telefonrådgivning för ärenden kring coronaviruset samt coronahälsostationer i Dal och Malm. I takt med att epidemin framskred ökade man testkapaciteten avsevärt och satsade på att spåra infektionerna. Vid sidan av telefonrådgivningen blev bedömningen av Covid-symtom på omaolo.fi senare på våren den andra centrala kanalen för att söka sig till testet.

"Helsingforsarna har kunnat få hjälp med ärenden relaterade till coronaviruset hela tiden, dygnet runt. Jag uppmuntrar fortfarande helsingforsborna att söka sig direkt till test om det uppstår symtom som är typiska för coronaviruset", säger Juha Jolkkonen (boldaus), sektorchef i social- och hälsovårdssektorn.

Tyvärr inträffade fall av koronavirussmitta även på sjukhus och vårdhem i Helsingfors, men vid Dals sjukhus och Storkärrs sjukhus är epidemin över. Också i vårdtjänsterna ser situationen bra ut. I vårdhemmen finns inte längre personer som är sjuka eller blivit utsatta för coronavirus. Testning utförs fortfarande med låg tröskel.

Under våren genomfördes masstestning vid 26 vårdhem samt inom hemvården. Inga nya smittor har upptäckts i testerna i juni, och även inom äldreservicen har restriktionerna gradvis kunnat hävas i enlighet med social- och hälsovårdsministeriets rekommendationer.

Socialservicen har varit i gång hela våren. Undantagstillståndet har belastat många klientgrupper, till exempel personer med funktionsnedsättning, närståendevårdare och ensamma vuxna. Arbetslösheten, de ekonomiska svårigheterna och behovet av livsmedelsbistånd har ökat, vilket har ökat behovet av det sociala arbetet. Dessutom har undantagstillståndet särskilt belastat de barnfamiljer som har haft svårigheter redan tidigare, men också andra familjer på grund av exempelvis ekonomiska svårigheter.

Antalet barnskyddsanmälningar minskade under mars–april jämfört med motsvarande period år 2019. Minskningen tyder på att farhågorna inte har kommit fram tillräckligt under undantagstillståndet, bland annat på grund av att skolorna var stängda.

Inom servicen för personer med funktionsnedsättning minskade antalet klienter inom korttidsvården under våren, vilket har medfört en ökad belastning för närståendevårdarna. Man ökade stödverksamheten för att närståendevårdarna ska kunna hålla lediga dagar. Dessutom ökade man servicen i hemmet.

Att ordna distansundervisning var en hård prövning för fostrans- och utbildningssektorn

Inom fostrans- och utbildningssektorn gick man i mitten av mars på två dagar över till distansundervisning både inom den grundläggande utbildningen och inom läroanstalterna på andra stadiet. Omkring 43 000 grundskoleelever och 25 000 gymnasieelever och studerande vid yrkesinstitut övergick till distansundervisning. På finska arbetarinstitutet genomfördes undervisningen, kurser och föreläsningar från och med mitten av mars till en del på distans. De positiva erfarenheterna från distansundervisningen och webbkurserna kommer att utnyttjas på alla skolnivåer i framtiden.

Under coronavåren deltog cirka 20 procent av det normala antalet barn i småbarnspedagogiken, eftersom vårdnadshavarna följde rekommendationen att vårda barnen hemma så mycket som möjligt.

Den 14 maj återgick man till närundervisning inom den grundläggande utbildningen. Detta gjordes med hänsyn till avståndstagande och andra regler.

"Vi hittade lätt extra utrymme för undervisningen hos andra, såsom bibliotek och ungdomslokaler. Undervisningen och måltiderna ordnades i skift och man ordnade undervisning även ute i det vårliga vädret. På det hela taget kan man säga att det gick bra att återgå till närundervisningen", konstaterar Liisa Pohjolainen (boldaus), sektorchef i fostrans- och utbildningssektorn.

Fostrans- och utbildningssektorn gjorde enkäter om framgångarna och utmaningarna inom distansundervisningen för skolbarn och studerande samt deras vårdnadshavare.

"Nästan 80 procent av de vårdnadshavare med barn i den grundläggande utbildningen och som besvarade  enkäten upplevde att barnets distansundervisning hade gått bra och en stor majoritet av föräldrarna ansåg att det var lätt att få kontakt med lärarna under distansundervisningen och att skolan informerade dem i tillräcklig grad", säger Pohjolainen.

"Visst fanns det utmaningar, till exempel behövde de minsta skoleleverna ganska mycket stöd från föräldrarna för att kunna utföra sina uppgifter. På det hela taget fick vi viktig information från enkäterna, och vi kommer att lära oss av detta om vi skulle behöva göra om arrangemangen".

På kultur- och fritidssidan hittade man nya sätt att stå till tjänst

Kultur- och fritidstjänsterna var i stort sett stängda under coronavirusepidemin, men från början av juni öppnade man stegvis kulturcentraler, idrottsplatser inomhus och utomhus, museer och ungdomslokaler, och startade sommarläger och sommarkurser. Låneverksamheten inleddes redan den 8 maj på biblioteken och från och med början av juni kunde man uträtta ärenden under längre stunder på biblioteken.

I början av coronakrisen skapade kultur- och fritidssektorn en digital dimension av servicen för att även under exceptionella omständigheter kunna erbjuda en upplevelserik fritid. Bland dessa fanns den virtuella Annegården för barnfamiljer, stadsorkesterns streamade spelningar, museernas digitala guidningar och workshoppar om utställningar samt den dagliga pausgympan, som Yle och idrottstjänsterna producerade som ett samarbete. Dessutom gav man ut bokkassar och kultur- och fritidssektorn koordinerade Helsingfors-hjälpen för de äldre.

"Kultur- och fritidstjänsterna får oss att känna oss fria och urbana”. Organisationerna, kulturaktörerna och vår egen personal visade uthållighet och flexibilitet genom att utveckla nya sätt att erbjuda innehåll, glädje, hjälp och tröst. När tjänsterna öppnades visade människornas glädje att bibliotek, kultur, idrott och ungdomsarbete hade saknats mycket", säger Tommi Laitio (boldaus), sektorchef i kultur- och fritidssektorn.

Ungdomstjänsterna svarade på ungdomarnas behov av information, stöd och tidsfördriv i vardagen. Medan ungdomslokalerna var stängda arbetade huvudstadsregionens ungdomstjänster huvudsakligen regionalt och över kommungränserna samt via sociala medier och med digitala hjälpmedel. Ungdomsarbetare utbildades bland annat för att jobba i chatten och ungdomsarbetet på gatan. Man började också använda nya kanaler, såsom Discord och TikTok.

Staden erbjöd ett snabb-bidrag för att främja nya typer av aktiviteter och gemenskap inom idrott, ungdomsarbete och kultur med digitala och andra metoder. Det totala beloppet för snabb-bidraget var 300 000 euro och det maximala beloppet per sökande var 5 000 euro. Syftet med bidraget var att snabbt kunna tillämpa nya innovativa och digitala sätt för att engagera stadsborna.

Dessutom har staden slagit fast att redan beviljade kultur- och fritidsbidrag inte återkrävs om verksamheten upphört eller inte kan genomföras på grund av coronavirusepidemin.

Helsingfors-hjälpen för äldre genomfördes som en fantastisk samarbetsinsats mellan staden och dess partner

För att lindra coronavirusepidemin uppmanade man alla över 70-åringar i Finland att stanna hemma och undvika att uträtta mindre viktiga ärenden. De äldre rekommenderades att röra på sig utomhus enbart för att främja sin egen funktionsförmåga och välbefinnandet, utan närkontakt med andra människor. I Helsingfors gällde detta för cirka 80 000 personer, varav 27 000 är över 80 år gamla.

Helsingfors-hjälpen, det vill säga ett samarbete mellan Helsingfors stad, Helsingfors kyrkliga samfällighet, organisationer och frivilliga för att hjälpa äldre helsingforsare, lanserades genast i början av epidemin och restriktionerna den 20 mars. Det var särskilt viktigt att få de vardagliga rutinerna, till exempel att handla mat eller besöka apoteket, att rulla.

Huvuddragen i Helsingfors-hjälpens verksamhetsmodell var klara inom en vecka och helheten samordnades av kultur- och fritidssektorn. Tjänsten öppnades den 27 mars i och med att man började ringa till helsingforsare över 80 år. Senare, i början av maj, började man ringa upp också alla personer över 75 år. Den 30 mars öppnades Helsingfors-hjälpens servicetelefon, där alla  stadsbor som fyllt 70 och som behövde hjälp kunde få samtalsstöd och hjälp med att uträtta ärenden. Dessutom inrättades 18 samordningspunkter runt om i Helsingfors för beställning, köp och distribution av matkassar.

Mer information: Från juli sker förändringar i Helsingfors-hjälpens verksamhet 

Stadsmiljösektorns aktiviteter från planläggning till byggplatser fortsatte utan avbrott

Verksamheten inom stadsmiljösektorn har  rullat på nästan som normalt under epidemin, trots att de flesta anställda snabbt övergick till distansarbete. Bland annat planläggningen, trafik- och gatuplaneringen, de många gatu- och husbyggena som sektorn ansvarar för samt underhållet av gator och parker har varit i gång utan avbrott och i enlighet med målen.

De utmaningar som undantagstillståndet medförde löstes bland annat genom att man sökt efter möjliga lokaler för tillfälliga sjukhus. Man har också försökt göra det lättare för företagare att klara av den svåra situationen. Ansökan om uteserveringslov, att ordna tillfällig verksamhet samt betalning av arrenden och hyror har underlättats. Man har också på kort tid gjort det möjligt att öppna ett tillfälligt restaurangområde på Senatstorget för sommaren.

Stadsmiljösektorn övergick snabbt till distansarbetet. Rutinerna och det virtuella arbetet har varit en del av arbetet redan tidigare och undantagssituationen har gjort dem till vardag. När sektorn på hösten flyttar till nya lokaler är det inget nytt för personalen att arbeta på många ställen. Under våren har man bland annat framgångsrikt testat att ordna en större invånartillställning elektroniskt.

Inom sektorn har cirka 80 procent av personalen arbetat på distans.

"Nästa höst kan minst 80 procent ha god nytta av distansarbetet och andra möjligheter av att arbeta på många ställen under nya förhållanden. Det är bra träning för det nya förändrade  arbetslivet. Vi kan betjäna invånarna bättre och smidigare än tidigare", säger Mikko Aho som är sektorchef i stadsmiljösektorn, när han tänker på fördelarna med den exceptionella våren.

Företagarnas situation har lindrats på många sätt

Under coronakrisen fortsatte flera tjänster som vanligt, såsom stadens företagsrådgivning och sysselsättningstjänster, även om det skedde på distans.

I början av epidemin inledde stadskansliets näringslivsavdelning en kostnadsfri rådgivning till alla företagare för att klara av situationen under coronaepidemin. NewCo:s  företags- och uppstartsrådgivning betjänar företagare i problemsituationer och upprätthåller en omfattande lista över tjänster riktade till företagare för att de ska klara av situationen. Ett rekordstort antal företagare har fått hjälp per telefon, och hjälp behövs och ges fortfarande.

Egenföretagare som drabbats av förluster på grund av coronaviruset har stöttats genom ett verksamhetsstöd av engångskaraktär på 2 000 euro, som i mitten av juni redan delats ut till cirka 5 000 företagare.

Rekryteringarna stannade inte upp på grund av coronakrisen, inom vissa branscher rentav ökade efterfrågan på arbetstagare. Stadens företagssamordnare har varit aktivt i kontakt med företag och hjälpt arbetssökande och arbetsgivare att hitta varandra.

Staden befriade företagen från  hyror från och med början av april till utgången av juni Inte heller för torgplatser eller ointäckta terrasser tas det ut något arrende under denna period. Företagen som arrenderar tomter beviljades befrielser från arrenden på vissa villkor.

Dessutom kan staden på företagarens begäran bevilja tre månaders betalningstid för arrenden som förfaller till betalning under juli–september. Under denna tidsfrist tas ingen ränta ut på arrendena. Detta kommer att underlätta situationen ekonomiskt under den tid som företagaren väntar på utbetalning av stöd enligt statens stödprogram.

En ytterligare flexibilitet är att företagen har kunnat be om att en faktura eller flera fakturor som riktats till staden ska betalas tidigare än förfallodagen.

Staden kommer i framtiden att bedöma möjligheter till undantag för att stödja kultur-, idrotts- och innovationsaktörer. Dessa branscher har specifikt nämnts som undantag av EU i fråga om regleringen av statligt stöd. Dessutom har man till exempel behandlat frågan om regionala lättnader i arrendena för evenemangsarrangörer och harmoniseringen av arrendepraxis.

Utöver restaurangbranschen drabbades turist- och evenemangsbranschen särskilt hårt av coronaviruskrisen. Staden har bjudit in aktörer för att diskutera nuläget och framtiden. Diskussionerna har gett upphov till många idéer som man sedan börjat vidareutveckla.

"Det oförutsebara krisläget har inte bara medfört stora utmaningar, utan också gett upphov till nya tankar. Genom flexibla tillståndsförfaranden har de restauranger som utvidgat sin uteservering i juni väckt centrum och även i andra områden till liv igen. Dessutom har till exempel turist- och evenemangsbranschen varit väldigt nöjd med samarbetet med staden och jag tror att branschen kommer att erbjuda mycket sådant som annars inte skulle ha blivit verklighet", säger näringslivsdirektör Marja-Leena Rinkineva.

Kriskommunikationen sköttes på ett centraliserat sätt

Kommunikationen under coronakrisen samordnades från stadskansliet. Centralförvaltningens nära samarbete med sektorerna gjorde det möjligt att kommunicera snabbt och konsekvent. Dessutom satsade man på flerspråkig kommunikation och utnyttjade olika kommunikationskanaler, såsom sociala medier.

"Under krisen arbetade våra kommunikationsexperter effektivt och flexibelt som ett team över sektor- och koncernbolagsgränserna. Vi producerade information till ett stort antal kanaler, men samtidigt också inspiration i form av till exempel virtuella evenemang. I det pressade läget var medietjänsten och produktionen av aktuellt och korrekt nyhetsinnehåll våra viktigaste uppgifter, där ett tätare internt samarbete garanterade det bästa resultatet", menar kommunikationsdirektör Liisa Kivelä.

Helsingforskanalen utvecklade en bättre fungerande plattform än tidigare för stadens videor och direktuppspelningar. Plattformen användes för olika sändningar, allt från kultur och gymnastik till evenemang och information till hemmen.

Som ett nytt och effektivt kommunikationsmedel inrättades Borgmästarens info-sändningar på Helsingforskanalen. Direktsändningarna ordnades nästan från början av krisen flera gånger i veckan och senare en eller två gånger i veckan. Sändningarna nådde invånarna och stadens anställda förutom via Helsingforskanalen även via mediernas direktuppspelningar.

Mer information

För att komplettera den egna bedömningen har Helsingfors stad beställt en extern utredning om beslutsfattandet och verksamheten under coronakrisens första epidemivåg. Utifrån resultaten av utredningarna planeras ytterligare åtgärder för att förbättra hanteringen av en eventuell andra våg eller andra motsvarande undantagstillstånd.

Foto: Paul Williams