”No toistaiseksi olen kirjannut sen näin, mutta voi sen kai tehdä noinkin.”
Apotti-tukihenkilönä huomasin usein törmääväni tilanteisiin, joissa suoria vastauksia ei aina ollut. Mikäli näin olisi muissa yksiköissä, onko yhtenäistä kirjauskulttuuria ollenkaan? Mitä muita kirjaukseen liittyviä ohjeistuksellisia, linjauksellisia tai käytettävyydellisiä esteitä toiset Apotti-tukihenkilöt olivat nähneet auttaessaan yksikkönsä työntekijöitä uuden tietojärjestelmän parissa?
Suoritan Metropoliassa sosiaalialan ylempää ammattikorkeakoulututkintoa, jonka osana olen tehnyt opinnäytetyötä Helsingin kaupungin kehitysvammaisten asumislaitosten kirjauskäytäntöjen puutteista. Opinnäytetyön perimmäinen tarkoitus on kerätä käyttäjätietoa, jonka avulla tietojärjestelmää voidaan kehittää käyttäjälähtöisesti. Ei listata tietojärjestelmän vikoja.
Opinnäytetyön puitteissa Apotti-tukihenkilöiltä kerättiin käyttäjätietoa, josta koostettiin kehitystyötä tukevia listoja perusteluineen. Tukihenkilöt kokivat puutteita muun muassa sosiaalialan työhön keskittyvistä rakenteisista kirjausvaihtoehdoista, vanhojen kirjausten löytymiseen liittyvästä ohjeistuksesta sekä lääkehuoltoon liittyvästä toimintojen sijoittelusta.
Ensiksi on kuitenkin puhuttava sananen arvosta, jotta ymmärtäisimme toisiamme paremmin. Siitä minkälaisia odotuksia, toiveita ja aiempia kokemuksia asiakastietojärjestelmistä sosiaalihuollon kehitysvammaisten asumispalveluissa on, ja mikä asiakastietojärjestelmässä tuottaa arvoa tämän alan kirjaajalle.
Mitä arvoa kirjauksella on?
Asiakkaan ja työntekijän näkökulmasta on tärkeää, että tehty asiakastyö, tapaamiset, keskustelut, suunnitelmat ja lausunnot dokumentoidaan, jolloin työprosesseihin voidaan palata. Tämä tekee mahdolliseksi toiminnan suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan. Asiakastyössä tapahtuvan vuorovaikutuksen sanoittaminen ja siirtäminen kuvata tapahtumat totuudenmukaisesti. Kirjaaminen on siis perustunut asiakastyön totuudenmukaiseen kirjalliseen kuvaamiseen, johon voidaan palata. Kirjaaminen on myös luonteeltaan kuvailevaa, sillä sosiaalihuollossa tapahtuvassa dokumentoinnissa ei anneta diagnooseja.
Tämä arjen todenmukainen kuvaaminen on olennainen osa myös sosiaalialan ammattitaitoa. Arjen läheisyys luo sosiaalialan työhön oman näkökulmansa. Ammattitaitoa on arjen itsestäänselvyyden ylittäminen ja moniulotteisuuden hahmottaminen, arjen kantavan voiman osoittaminen ja tukeminen, sekä rikkoutuneen arjen eheyttäminen. Hyödynnettävä, totuudenmukainen kirjaaminen on myös oiva lähtökohta uuden oppimiselle, mikäli hyväksymme oppimisen olevan kognitiivista toimintaa, jossa aiempi tietopohjamme on se perusta, mihin uudet oppimme rakentuvat. Lisäksi todenmukainen tieto on tiedolla johtamisen kannalta luotettavaa dataa. Etenkin julkisissa organisaatioissa datan luotettavuus on ollut este tiedolla johtamisessa.
Mikä on kirjaajalle arvokasta?
Keväällä 2022 pahentuneen koronatilanteen takia päädyin lähestymään Apotti-tukihenkilökollegoitani kyselyin. Avoimissa kysymyksissä tiedustelin muun muassa puutteellisia kirjauskäytäntöjä, käytettävyyden ongelmia ja vapaita kehitysehdotuksia. Sain vastauksia kahdeltakymmeneltä tukihenkilöltä, joiden pitkistä ja seikkaperäisistä vastauksista olen varsin kiitollinen. Aineisto teemoiteltiin kehitysehdotusten listoiksi ja tyypiteltiin listoja perusteleviksi tarinoiksi, jotta koordinaattoreille saataisiin mahdollisimman helppolukuiset ja tarkat määritelmät perusteluineen tulevista päivitys- ja kehitystarpeista.
Teoriapohjani nojasi aiemmin mainittujen lisäksi myös käytettävyyteen, jonka aihepiiristä vastaajat tunnistivat esimerkiksi liikaa hoidollisia ja käyttämättömiä rakenteisia kirjausvaihtoehtoja, tai aihepiirinsä sisällä liian erilleen sijoitettuja toimintoja.
Käytettävyyden näkökulmasta liian monta käyttämätöntä toimintoa on yhtä suuri ongelma kuin toimintojen puute. Toimintojen sijoittelu siten, että toisiinsa liittyvät toiminnot ovat ryhmitetty lähekkäin on käyttäjäystävällistä.
Kehitystarpeet pyrittiin purkamaan mahdollisimman selkeään muotoon. Esimerkiksi puutteellisia rakenteisia kirjausvaihtoehtoja ohjaukseen liittyen listattiin sellaisenaan, ja niiden tarvetta perusteltiin kirjausten todenmukaisuuden parantamisella ja tiedon uudelleenhyödynnettävyydellä. Yleisesti ottaen sosiaalialalle olennainen arjen todenmukainen kuvaaminen ja dokumentointiin palaaminen näkyivät vastauksissa laajalti. Myös Valviran ohjeistusten mukainen selkeä vastuujako lääkehuollossa ei vastausten perusteella ollut yhtä selkeää tietojärjestelmässä. Tietojärjestelmän kehittyessä onkin tärkeä pitää kiinni näistä arvokkaaksi koetuista asioista.
Ne asiat, jotka ovat tietojärjestelmää käyttäessä kirjaajalle arvokkaita, tuottavat kirjausten kautta työhön lisäarvoa. Siksi oma jaoskohtainen kirjauksellinen arvotuotanto tulisi tunnistaa, jotta sitä voidaan istuttaa tietojärjestelmiin.
Opinnäytetyön tulokset esiteltiin ja luovutettiin Helsingin kaupungin kehitysvammaisten asumisen Apotti-koordinaattoreille ja kehitystyöstä vastaaville työntekijöille. Joitain mainitsemistani puutteista oli ilokseni alettu jo päivittämään.
Käyttäjien näköinen Apotti vaatii käyttäjätietoa
Onkin positiivista, että myös Apotti-koulutuksia on alettu päivittämään, sekä monia listaamiani kehitysehdotuksia on alettu työstämään osaksi järjestelmää. Apotti muuttuu jatkuvasti, hitaasti mutta varmasti. Se mihin suuntaan, on suurelta osin riippuvainen myös käyttäjien aktiivisesta palautteen annosta. Asioiden listaaminen sekä niiden perustelu liittyen sosiaalialan ammattitaidon tukemiseen, käytettävyyden parantamiseen tai datan laadun parantamiseen, ei ole sen erikoisempaa työtä.
Helsingin kaupungilla kuka tahansa käyttäjä voi kertoa päivitysehdotuksensa tukihenkilölle, joka välittää sen koordinaattorille. Olen itse päässyt näkemään vakavan ja motivoituneen suhtautumisen päivitysehdotuksiin. Kannustankin jokaista käyttäjää kirjoittamaan omat ehdotuksensa ylös, sillä niitä kuunnellaan.
Kritiikki tietojärjestelmiä kohtaan kohdistuu siihen, että järjestelmiä on luotu hallinnon ehdoilla ja tarpeisiin. Tietojärjestelmien suunnittelijoiden ja sosiaalihuollon ammattilaisten välillä vallitsee valtaepätasapaino. Tietojärjestelmät ovat kuitenkin jo läpäisseet yhteiskunnan, eikä kehityksestä voi jättäytyä ulos.
Tietojärjestelmät ovat osana työtämme halusimme tai emme. Jos emme osallistu niiden tekoon ja kehitykseen sosiaalialan ammattilaisina, niin tietojärjestelmät kehitetään sosiaalialan ammattitaidosta riippumattomina. Se miksi kirjaamme ei saisi olla alisteista tietojärjestelmälle, sillä syy kirjaamiseen on suurempi kuin mikään tietojärjestelmä.
Tämän artikkelin kirjoittaja Rolle Walve on entinen Apotti-tukihenkilö kehitysvammaisten asumispalveluissa, YAMK-opiskelija, sosiaaliohjaaja ja vankkumaton käyttäjätiedon sekä palvelumuotoilun puolestapuhuja. Tekstistä on poistettu lähdeviitteet ja lähdeluettelo. Juttu on julkaistu Stadin sote -uutiskirjeessä 5/22.