Bokningsvillkor och ansökningsblanketten

Evenemangstorget finns i Helsingfors stadshus entré på adressen Norra
esplanaden 11–13 / Sofiegatan 1. Alla tillställningar som ordnas i stadshusets
entré är offentliga och öppna för alla.

Evenemangstorget i Helsingfors stadshus entréhall är en arena för alla som vill utveckla Helsingfors, från medborgare och sammanslutningar till beslutsfattare och stadens anställda. På Evenemangstorget kan man ordna evenemang med fokus på att utveckla Helsingfors. På Evenemangstorget kan man till exempel ordna evenemang där man, utöver det ovannämnda:

• involverar antingen stadens anställda eller invånarna och utvecklar staden tillsammans med dem.
• sätter fokus på framtidens Helsingfors.
• ger besökarna en uppfattning av hur en helsingforsares vardag ser ut.
• stöder Helsingfors stads strategiska mål genom sina teman.

Evenemangstorget lämpar sig för att bl.a. ordna seminarier, pressmöten, diskussionsmöten och olika verkstäder. Evenemangstorget rymmer cirka hundra personer.

Politiska partier eller religiösa organisationer får inte ordna evenemang på Evenemangstorget. På Evenemangstorget kan man inte ordna kommersiella evenemang eller andra evenemang som enligt Helsingfors stads bedömning inte lämpar sig. Baserat på ansökningarna gör Helsingfors stad en slutgiltig bedömning av huruvida evenemanget lämpar sig för Evenemangstorget, och förbehåller sig rätten att välja vilka evenemang som får ordnas.

Eftersom Evenemangstorget är väldigt populärt kan vi bli tvungna att begränsa antalet evenemang per år som ordnas av evenemangsorganisatörer utanför Helsingfors stad, för att främja en mångsidig användning i enlighet med kriterierna för evenemang.

Evenemangstorget kan också reserveras av skol- och daghemsgrupper. På Evenemangstorget ordnas dessutom stora årliga stadsevenemang. 
 

• För att boka utrymmet måste man skicka in en elektronisk kontaktblankett och godkänna bokningsvillkoren.
• De evenemang som bokas in på evenemangstorget ska genomföras under öppettiderna. Avvikande tidpunkter och extra kostnader måste överenskommas separat.
• Lokalen får endast användas för det överenskomna syftet och av den aktör som angetts som kund i samband med bokningen. Kunden har inte rätt att hyra lokalen eller en del av den vidare till en tredje part eller på annat sätt överlåta lokalen till en tredje part.
• Helsingfors stad bekräftar kundens bokning genom att skicka en bokningsbekräftelse per e-post. En bekräftad bokning är bindande. En bekräftad bokning kan avbokas endast på det sätt som beskrivs nedan.
• Helsingfors stad förbehåller sig rätten att återkalla bokningen om tillställningen avviker väsentligt från vad som meddelats.
• Helsingfors stad förbehåller sig rätten att avboka ett evenemang eller flytta det till en annan tidpunkt om det på grund av ett sådant fall av force majeure som avses i punkt 8 inte kan ordnas eller om evenemanget inte överensstämmer med evenemangstorgets evenemangskriterier eller om evenemanget strider mot dessa bokningsvillkor.
• Om en arrangörs evenemang inte genomförs ska arrangören utan dröjsmål meddela om avbokningen

• Evenemangsarrangören ansvarar för att avlägsna sin utrustning genast efter evenemanget. Om evenemangsarrangören inte avlägsnar sin utrustning som avtalat har Helsingfors stad rätt att avlägsna och kassera utrustningen i fråga och annan lös egendom. Evenemangsarrangören ansvarar för kostnaderna för detta. Helsingfors stad ersätter inte utrustning eller annan lös egendom som avlägsnats eller kasserats.
• Evenemangsarrangören ska lämna lokalen i samma skick som den var i när arrangören tog lokalen i bruk. Evenemangsarrangören ska meddela staden om lokalen eller lös egendom som finns i den skadas i samband med användningen av lokalen eller befinns vara skadad.
• Evenemangsarrangören ska i sin verksamhet särskilt beakta stadshusets status som skyddat objekt.
• Lokalen får inte användas för verksamhet som strider mot Finlands lag eller god sed.
• Evenemangsarrangören får inte utföra ändrings- eller reparationsarbeten i lokalen och får inte utan tillstånd fästa någonting vid väggarna eller andra ytor.
• Evenemangsarrangören ansvarar självständigt och på egen bekostnad för att
  skaffa alla upphovs- och immaterialrättigheter som krävs för det evenemang som denne anordnar i lokalen.
• Evenemangsarrangören ska följa myndigheternas brandsäkerhetsföreskrifter och stadshusets säkerhetsanvisningar.
• I samband med evenemanget kan evenemangsorganisatören eller ett företag som samarbetar med organisatören sälja produkter relaterade till evenemanget, som till exempel böcker ocn andra publikationer. De produkter som säljs ska granskas noga och stöda evenemangets innehåll. Försäljningen ska vara småskalig och får inte stå i centrum för evenemanget. Försäljning får endast utföras av evenemangsorganisatören eller ett företag som samarbetar med organisatören genom elektroniska betalterminaler.

Utskänknings- och cateringrättigheterna för Evenemangstorget i stadshusets entré innehas av Palmia. All förtäring och servering av egna alkoholdrycker är förbjuden. Eventuell matservering och utskänkning ska beställas av Palmia per e-post: kansliankeittio@hel.fi(Länk öppnar standardprogram för e-post)

Det är i regel evenemangsarrangören som ansvarar för att informera om evenemanget. Stadshuset får fritt använda bildmaterial från evenemanget i all icke-kommersiell information och marknadsföring om sin egen verksamhet, även på internet.

Evenemang kan ordnas mån.–fre. kl. 9–18 (på torsdagar fram till kl. 20 vid behov). Om inget evenemang hålls på Evenemangstorget stängs stadshusets dörrar kl. 16. Ett undantag utgörs av Helsingfors stads tillställningar som anknyter till gästfrihet, under vilka stadshusets entré är stängd.

I fall av strejk, blockad, lockout, avbrott i den allmänna energi- eller vattendistributionen eller andra jämförbara exceptionella omständigheter befrias parterna från sina skyldigheter för den tid som omständigheterna i fråga råder. Ett intyg från en myndighet eller någon annan utredning av force majeuresituationen som båda parterna anser tillförlitlig ska uppvisas. En avtalspart kan inte hänvisa till force majeure om den inte utan dröjsmål meddelat om saken efter att ha fått kännedom om den. När force majeure-situationen upphör ska också detta meddelas utan dröjsmål.

Även statsbesök och andra motsvarande evenemang betraktas som jämförbara med force majeure. Staden förbehåller sig rätten att återkalla eller flytta en bokning om det är nödvändigt med tanke på anordnandet av ett sådant evenemang eller på grund av något annat skäl som är jämförbart med force majeure.

Om evenemangsarrangören orsakar skada för Helsingfors stad genom att bryta mot bokningsvillkoren eller skadar lokalen eller lös egendom som finns i den ska evenemangsarrangören ersätta skadorna.

Helsingfors stad ansvarar inte för indirekta skador som orsakats evenemangsarrangören.

På dessa villkor tillämpas Finlands lag. Tvister som gäller bokningsvillkoren avgörs slutgiltigt av Helsingfors tingsrätt.