Forskningsstudier med anknytning till sektorn för fostran och utbildning

Inom fostrans- och utbildningssektorn krävs ett forskningstillstånd för alla forskningsstudier, lärdomsprov och utredningar där man samlar in eller behandlar uppgifter om sektorns klienter, elever, studerande eller personal vid, oavsett hur materialet skaffas.

Tillstånd krävs även för funktionella forsknings- och utvecklingsprojekt som resulterar i en forskningsrapport. Forskningstillstånd krävs även för datainsamling (t.ex. enkätundersökningar) som genomförs anonymt.

Även anställda inom sektorn ska ansöka om forskningstillstånd, om forskningen inte bedrivs i tjänsten eller som en del av arbetsuppgifterna, utan till exempel som en del av personens studier.

En ansökan om forskningstillstånd kan avslås av följande orsaker:

• Ansökan är ofullständig och kompletterande uppgifter har inte tillställts.
• Forskningsdesignen är etiskt problematisk.
• Det är fråga om en marknadsundersökning eller en kommersiell undersökning, vars syften inte stödjer utvecklingen av verksamheten inom fostrans- och utbildningssektorn.
• Samma ämne har nyligen undersökts i samma målgrupp.
• Sektorn kan inte tillhandahålla det material som behövs eller det krävs orimligt mycket arbete för personalen att få fram materialet.

Om forskningstillstånd inte beviljas får den sökande en motivering till det negativa beslutet samt anvisningar om begäran om omprövning.

Inget forskningstillstånd behövs för köpta tjänster eller beställda undersökningar eftersom man då avtalar om insamlandet och nyttjandet av forskningsmaterialet i ett samarbetsavtal. Detta gäller situationer där det material som behövs för forskningen/undersökningen/studien är offentligt och öppet tillgängligt och inte kräver en arbetsinsats av stadens personal.

När en person som är anställd inom sektorn gör forskningsstudien i tjänsten eller som en del av arbetsuppgifterna och ingen offentlig forskningsrapport publiceras.

Kontakta i förväg det daghem , den skola eller den läroanstalt där du vill genomföra forskningsstudien. Kom preliminärt överens om genomförandet av forskningsstudien med föreståndaren/rektorn. 

Planera ansökan om forskningstillstånd så att du kan samla in forskningsmaterialet under skolornas och läroanstalternas samt småbarnspedagogikens och förskoleundervisningens verksamhetstider. Om du vill samla in material under höstterminen ska du skicka in din ansökan om forskningstillstånd senast i slutet av september. Om du vill samla in material under vårterminen ska du lämna in din ansökan senast i slutet av februari. 

Sektorn för fostran och utbildning får ungefär 300 ansökningar om forskningstillstånd varje år. Ansökningarna behandlas i ankomstordning, vanligtvis inom 2–4 veckor efter att ansökan inkommit. Om personuppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter (se dataskyddslagen 1050/2018, 31 §(Länk leder till extern tjänst) ) ska behandlas i forskningsstudien, kan handläggningstiden vara längre. Vid insamling av personuppgifter krävs ett dataskyddsmeddelande. Om man också samlar in uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter krävs dessutom ett bifallande beslut från den etiska kommittén. Om ansökan är bristfällig eller bilagor saknas kommer handläggningen att bli fördröjd. 

Skydd av personuppgifter i forskning

Var medveten om ditt ansvar som forskare. Följ den gällande lagstiftningen och den egna organisationens riktlinjer om dataskyddet i forskning och se till att hanteringen av forskningsmaterialet är systematiskt och ansvarsfullt, transparent och öppet. Som personuppgiftsansvarig ansvarar du för att behandlingen av material som innehåller personuppgifter är i enlighet med lagen under hela den tid som forskningen pågår.

Beskriv forskningsuppgiften och ändamålet för användningen av personuppgifter exakt i forskningsplanen. Utvärdera behovet av att behandla personuppgifter i genomförandet av forskningsstudien och minimera mängden personuppgifter som behandlas. Ta hänsyn till de risker som är förknippade med behandlingen för studiedeltagarna och andra personer under hela den tid som forskningsmaterialet används. Planera i förväg hur till exempel personuppgiftsincidenter ska hanteras.

Om du behandlar personuppgifter i din forskningsstudie måste du ha studiedeltagarnas samtycke till behandlingen eller någon annan rättslig grund för behandlingen. Behandlingen av personuppgifter inom forskningsstudien måste dokumenteras. Myndigheter eller organisationens dataskyddsansvarig måste kunna i efterhand kontrollera de beslut som har fattats.

Ibland behövs en konsekvensbedömning avseende dataskyddet. Dess syfte är att identifiera, utvärdera och hantera de risker som är förknippade med behandlingen av personuppgifter. Konsekvensbedömningen är obligatorisk till exempel när man börjar använda ny teknik, behandlar känsliga eller annars mycket personliga personuppgifter eller när personuppgifter behandlas i stor skala. Konsekvensbedömningen ska göras innan forskningsstudien inleds.

När du har preliminärt kommit överens om forskningsstudien med den förskola, skola eller läroanstalt där du ska genomföra forskningsstudien ska du ansöka om forskningstillstånd med ansökningsblanketten. Skicka ansökan jämte bilagor till Helsingfors stads registratorskontor elektroniskt ( helsinki.kirjaamo@hel.fi(Länk öppnar standardprogram för e-post) ) eller i pappersform:

Forskningstillstånd ansökningsblanketten, pdf

Helsingfors stad, Registratorskontor, sektorn för fostran och utbildning
PB 10, 00099 Helsingfors stad
Besöksadress: Stadshuset, Norra Esplanaden 11–13, 00170 Helsingfors
helsinki.kirjaamo@hel.fi(Länk öppnar standardprogram för e-post)

Du kan skicka säker e-post till  helsinki.kirjaamo@hel.fi(Länk öppnar standardprogram för e-post) på adressen  https://securemail.hel.fi/(Länk leder till extern tjänst) .
För att sända blanketten måste du identifiera dig med nätbankskoder, Mobil ID eller med ett identitetskort med chip. Identifieringen fungerar som underskrift för blanketten.

Genom att underteckna ansökan om forskningstillstånd förbinder du dig till att

• hemlighålla konfidentiella uppgifter som erhållits i samband med forskningen
• sätta dig in i de krav som lagstiftningen ställer
• ansvara för att behandlingen av uppgifter är laglig.

Alla personer som behandlar uppgifter som ingår i konfidentiella handlingar eller personregister ska lämna ett åtagande antingen på ansökningsblanketten eller med samma ordalydelse i en separat bilaga. Det ursprungliga åtagandet ska lämnas till registratorskontoret.

Beslutet om forskningstillstånd skickas till den sökande via e-post eller per post. Beslut utan bilagor publiceras på stadens webbplats(Länk leder till extern tjänst) .

Forskaren förbinder sig att skicka till sektorn en länk till forskningsrapporten som publiceras på internet när forskningsstudien har slutförts.

Beslut om att bevilja forskningstillstånd fattas av direktören för servicehelheten i de fall där forskningsstudien gäller en servicehelhet inom sektorn. För forskningsstudier som gäller flera servicehelheter fattas beslut om forskningstillstånd av sektorchefen.  

I beslutet om forskningstillstånd fastställs bland annat villkoren för förvaring, skydd och förstöring av uppgifter. I forskningstillståndet kan även begränsningar för forskningsstudien anges. I princip deltar inte personalen vid sektorn i genomförandet av forskningsstudien.

Bilagor till ansökan om forskningstillstånd

• En forskningsplan som godkänts av forskningsinstitutet och som tydligt beskriver forskningens syfte, insamlingen av material, forskningsmetoderna, datasäker förvaring av materialet under forskningens gång samt datasäker förstöring eller arkivering av materialet när forskningen har avslutats. Om forskningsplanens textdel är över tio sidor lång ska en sammanfattning bifogas.
• Etiskt övervägande eller ett utlåtande från den etiska kommittén: De forskningsetiska övervägandena ska bland annat innefatta en analys av forskningsämnet, forskningsmetoderna och forskningsmaterialet samt en bedömning av etiska frågeställningar i samband med rapporteringen.
• Mall av samtyckesdokumentet, om samtycke är den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter i forskningsstudien. Av studiedeltagarna begärs frivilligt samtycke skriftligt innan forskningsstudien inleds. Samtycket måste vara förenligt med EU:s dataskyddsförordning och den nationella dataskyddslagen. Samtyckesdokumentet ska dateras och det ska undertecknas av den part som lämnar sitt samtycke och av mottagaren. Den part som lämnar sitt samtycke ska ges en kopia av dokumentet. Av samtyckesdokumentet ska bland annat följande framgå:
  • Kortfattad beskrivning av forskningsstudien och dess syfte.
  • Valet av studiedeltagare till forskningsstudien
  • Hur man får studiedeltagarnas kontaktuppgifter
  • Att deltagandet i forskningsstudien är frivilligt
  • Vilka uppgifter som samlas in från studiedeltagarna
  • Vem som behandlar uppgifterna
  • Skyddet av studiedeltagarnas uppgifter 
  • Om uppgifter även samlas in från andra källor
  • Om uppgifter lämnas ut utanför forskargruppen
  • Om uppgifter överförs till tredjeländer
  • Forskningsstudiens längd
  • Hur resultat rapporteras och publiceras.
  • Vad som händer med forskningsregistret efter forskningsstudien
• Ett meddelande med bland annat följande innehåll i klarspråk och på ett sätt som är begripligt för målgruppen:
  • Kortfattad beskrivning av forskningsstudien och dess syfte.
  • Att deltagandet i forskningsstudien är frivilligt: Studiedeltagarens rätt att avböja medverkan, avbryta sin medverkan eller återta sitt samtycke till medverkan i studien när som helst under studiens gång utan att detta påverkar studiedeltagaren eller tillgången till tjänster negativt. Studiedeltagaren ska också informeras om vart hen ska meddela avbrytandet av medverkan eller återkallandet av samtycket.
  • Hur resultat rapporteras och publiceras.
  • Skyddet av studiedeltagarens uppgifter och säkerställande av att uppgifterna i alla skeden behandlas och presenteras så att inga uppgifter om enskilda personer avslöjas.
• Beskrivning av behandlingen av personuppgifter och informationssäkerheten i forskningsstudien
  • Behandlingen av personuppgifter i studien måste dokumenteras och studiedeltagarna informeras om behandlingen (t.ex. dataskyddsbeskrivning).
  • Myndigheter eller organisationens dataskyddsansvarig måste kunna i efterhand kontrollera de beslut som har fattats.
• Material i anslutning till materialinsamlingen (t.ex. frågeformulär, intervjuram, observationsformulär, förteckning över uppgifter som samlas in i forskningsstudien)

Hur studiedeltagarnas ålder påverkar samtycket: 

För medverkan i en forskningsstudie som genomförs på ett daghem eller i en skola begärs samtycke från vårdnadshavarna till barn och ungdomar under 15 år. Ansökan om tillstånd kan inte formuleras på ett sådant sätt att vårdnadshavaren endast har möjlighet att avböja sitt barns medverkan. Om vårdnadshavaren inte ger sitt tillstånd kan barnet i fråga inte delta i forskningsstudien.

Ungdomar mellan 15 och 17 år kan delta i en forskningsstudie som genomförs i skolan eller vid läroanstalten med eget samtycke, men vårdnadshavarna måste informeras om forskningsstudien i förväg. Vid behov ska meddelanden, samtyckesdokumentet och annat material som rör insamlingen av material finnas på andra språk utöver på finska eller svenska.