Näin haet tutkimuslupaa kasvatuksen ja koulutuksen toimialalta
Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala käsittelee tutkimusluvat, jotka kohdistuvat toimialan yksikköihin tai aineistoihin. Toimialalla on viisi palvelukokonaisuutta: hallinto, varhaiskasvatus ja esiopetus, perusopetus, lukio- ja ammatillinen koulutus ja vapaa sivistystyö, ruotsinkieliset palvelut.
Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla edellytetään lupa kaikkiin tutkimuksiin, opinnäytteisiin ja selvityksiin, joissa kerätään tai käsitellään toimialan asiakkaita, oppilaita, opiskelijoita tai henkilökuntaa koskevia tietoja riippumatta siitä, millä menetelmällä aineisto hankitaan.
Lupa tarvitaan myös toiminnallisiin tutkimuksiin ja kehittämishankkeisiin, joista syntyy tutkimuksellinen raportti. Myös anonyyminä toteutettavat tietojenkeruut (esim. kyselyt) tarvitsevat tutkimusluvan.
Myös toimialan henkilökuntaan kuuluvan on haettava lupa, jos tutkimusta ei tehdä virka- tai työtehtävänä, vaan esimerkiksi osana henkilön opintoja.
Tutkimuslupahakemus voidaan hylätä esimerkiksi seuraavin perustein:
- hakemus on puutteellinen eikä täydentäviä tietoja ole saatu
- tutkimusasetelma on eettisesti ongelmallinen
- kysymyksessä on markkinatutkimus tai kaupallinen tutkimus, jonka tavoitteet eivät tue kasvatuksen ja koulutuksen toimialan toiminnan kehittämistä
- aihetta on äskettäin tutkittu samassa kohderyhmässä
- toimialalla ei ole tarjota tarvittavaa aineistoa tai sen hankkiminen vaatisi henkilökunnalta kohtuutonta työpanosta
Jos tutkimuslupaa ei myönnetä, saa hakija perustelun kielteiselle päätökselle sekä oikaisuvaatimusohjeet.
Et tarvitse tutkimuslupaa, kun kyseessä on ostopalvelu tai tilaustutkimus, jolloin tutkimusmateriaalin keruusta tai käytöstä sovitaan yhteistyösopimuksella. Sama koskee tilanteita, kun tutkimuksessa tarvittava aineisto on julkisesti ja avoimesti saatavilla, eikä sen koostamiseen tarvita kaupungin henkilöstön työpanosta.
Jos toimialan henkilökuntaan kuuluva henkilö tekee tutkimuksen virka-tai työtehtävänä eikä tutkimuksesta tehdä julkista raporttia.
Ole etukäteen yhteydessä siihen yksikköön, päiväkotiin, kouluun tai oppilaitokseen, jossa haluat toteuttaa tutkimuksen. Sovi alustavasti johtajan/rehtorin kanssa tutkimuksen tekemisestä.
Suunnittele tutkimusluvan haku siten, että voit kerätä tutkimuksen aineiston koulujen ja oppilaitosten sekä varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen toiminta-aikoina. Jos keräät aineistoa syyslukukauden aikana, toimita tutkimuslupahakemus syyskuun loppuun mennessä. Jos keräät aineistoa kevätlukukaudella, toimita hakemus helmikuun loppuun menneessä.
Kaskoon tulee vuosittain n. 300 tutkimuslupahakemusta. Hakemukset käsitellään saapumisjärjestyksessä, yleensä kahdesta neljään viikon kuluessa saapumisesta. Jos tutkimuksessa käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa henkilötietoa (ks. Tietosuojalaki 1050/2018, 31 §(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)), voi käsittelyaika olla pidempi. Henkilötietojen kerääminen edellyttää tietosuojailmoitusta. Jos kerätään myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa tietoa, tarvitaan myös eettisen toimikunnan puolto. Puutteellinen hakemus tai puuttuvat liitteet viivästyttävät käsittelyä.
Henkilötietojen suojaaminen tutkimuksessa
Tunnista vastuusi tutkijana. Noudata voimassa olevaa lainsäädäntöä ja oman organisaatiosi tutkimusta koskevia tietosuojaohjeita sekä huolehdi tutkimusaineiston suunnitelmallisesta ja vastuullisesta käsittelystä, läpinäkyvyydestä ja avoimuudesta. Rekisterinpitäjänä vastaat henkilötietoja sisältävän aineiston käsittelyn lainmukaisuudesta tutkimuksen koko elinkaaren ajan.
Määritä tutkimussuunnitelmassa tutkimustehtävä ja henkilötietojen käyttötarkoitus täsmällisesti. Arvioi henkilötietojen tarpeellisuutta tutkimuksen toteuttamisessa ja minimoi käsiteltävien henkilötietojen määrä. Huomioi käsittelyyn liittyvät riskit tutkittavien ja muiden henkilöiden kannalta tutkimusaineiston koko elinkaaren ajalta. Suunnittele etukäteen toimintatavat esimerkiksi tietoturvaloukkausten varalle.
Jos tutkimuksessasi käsitellään henkilötietoja, tarvitaan tutkittavan suostumus niiden käsittelyyn tai muu laillinen peruste. Henkilötietojen käsittely tutkimuksessa on dokumentoitava. Tehtyjen ratkaisujen on oltava viranomaisten tai organisaation tietosuojavastaavan jälkikäteen tarkistettavissa.
Joskus tarvitaan tietosuojavaikutusten arviointi, jonka tarkoituksena on tunnistaa, arvioida ja hallita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä. Vaikutustenarviointi on pakollinen mm. silloin, kun uutta teknologiaa otetaan käyttöön, käsitellään arkaluonteisia tai muutoin hyvin henkilökohtaisia tietoja tai henkilötietoja käsitellään laajamittaisesti. Vaikutustenarviointi tulee tehdä ennen kuin tutkimus aloitetaan.
Tutustu ensin huolellisesti alta löytyvään kasvatuksen ja koulutuksen toimialan lupaohjeeseen, jossa kerrotaan tutkimusluvan hakemisesta, tarvittavista liitteistä ja sähköisen hakulomakkeen täyttämisestä.
Tutkimuslupaa haetaan alta löytyvällä sähköisellä lomakkeella. Lomaketta ei valitettavasti voi tallentaa keskeneräisenä, vaan se tulee täyttää kokonaan kerralla.
Tutkimusluvan hakulomake (aukeaa uudessa ikkunassa)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Helsingin kaupunginpungin kirjaamo vastaanottaa tutkimuslupahakemukset, minkä jälkeen ne ohjautuvat kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tutkimuslupavalmistelijalle. Tutkimuslupahakemuksen käsittelyaika on pääsääntöisesti 2 viikkoa – 4 viikkoa. Puutteellisesti täytetyt hakemukset viivästyttävät käsittelyä.
Muistathan, että tutkimusluvan hakija sitoutuu perehtymään lainsäädännön, erityisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain, henkilötietojen käsittelylle asettamiin vaatimuksiin sekä vastuuseensa tietojen lainmukaisesta käsittelystä.
Saat tutkimuslupapäätöksen sähköpostitse, postitse tai Suomi.fi-palveluun. Päätösote lähetetään lisäksi yhteyshenkilölle ja muille asianosaisille. Päätösotteet julkaistaan toimialan verkkosivuilla (viranhaltijapäätöksissä) ilman nimiä ja liitteitä.
Jos aineiston keruu viivästyy tai sitä halutaan jatkaa tutkimusluvassa myönnetyn voimassaolon jälkeen, tarvitsee tutkimusluvalle hakea jatkolupaa. Jatkotutkimuslupaa haetaan samalla tutkimuslupahakemuslomakkeella.
Tutkija sitoutuu lähettämään toimialalle tutkimuksen valmistuttua linkin verkossa julkaistuun tutkimusraporttiin.
Päätöksen tutkimusluvan myöntämisestä tekee palvelukokonaisuuden johtaja, kun tutkimus kohdentuu yhteen palvelukokonaisuuteen toimialalla. Useampia palvelukokonaisuuksia koskevissa tutkimuksissa tutkimusluvan myöntämisestä päättää toimialajohtaja.
Tutkimuslupapäätöksessä määritellään ehtoja muun muassa tietojen säilyttämiselle, suojaamiselle ja hävittämiselle. Tutkimusluvassa voidaan määritellä myös rajauksia tutkimukselle. Toimialan henkilökunta ei lähtökohtaisesti osallistu tutkimuksen toteuttamiseen.