Näin haet tutkimuslupaa Sotepesta
Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialaan kuuluu viisi palvelukokonaisuutta – perhe- ja sosiaalipalvelut, terveys- ja päihdepalvelut, sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut, pelastustoimi sekä yhteiset palvelut. Lue sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialasta lyhyesti.
Tältä sivulta löydät ohjeet siihen, miten edetä tutkimuslupa-asioissa, jos haluat kerätä tai käsitellä Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveyspalvelujen asiakkaita, henkilökuntaa tai aineistoja koskevia tietoja.
Tämän sivun ohjeet eivät koske pelastustoimea. Ohjeet pelastustoimen tutkimuslupien hakemiseen löytyvät Helsingin kaupungin pelastuslaitoksen sivuilta. Tutustu Helsingin kaupungin pelastuslaitokseen. (Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Sosiaali- ja terveyspalveluissa edellytetään tutkimuslupa kaikkiin tutkimuksiin, opinnäytteisiin ja selvityksiin, joissa kerätään tai käsitellään asiakkaita, henkilökuntaa tai aineistoja koskevia tietoja, riippumatta siitä, millä menetelmällä aineisto kerätään. Lupa tarvitaan myös ostopalveluyksiköissä asioiviin, hoidettaviin tai asuviin asiakkaisiin kohdistuviin tutkimuksiin.
Sosiaali- ja terveyspalvelujen henkilökuntaan kuuluvan on haettava tutkimuslupaa, jos tutkimusta ei tehdä yksinomaan virka- tai työtehtävänä, vaan esimerkiksi osana henkilön opintoja.
Työntekijän tulee hakea lupa myös virka- ja työtehtävänä toteutettavaan tutkimus- tai kehittämishankkeeseen tai selvitykseen, jos sen laatimisessa hyödynnetään asiakas- tai potilastietoja tai josta syntyy toimialan ulkopuolella julkaistava raportti.
Tutkimuslupaa ei tarvita esimerkiksi silloin kun
- sosiaali- ja terveyspalveluissa palvelussuhteessa oleva henkilö tekee osana virka- tai työtehtäviään tavanomaiseen kehittämiseen tai johtamiseen kuuluvan tutkimuksen tai selvityksen, jossa ei hyödynnetä asiakas- tai potilastietoja ja jota ei julkaista toimialan ulkopuolella
- tutkimus kuuluu sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findatan tietoluvan piiriin
- kerättävä aineisto on tai olisi julkisesti saatavissa. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi sosiaali- ja terveyspalvelujen intranet-sivuilla julkaistut tiedot. Tutkijan tai opinnäytetyöntekijän on kuitenkin aina kysyttävä vastuuesihenkilön lupa tietojen hyödyntämiseen.
Epäselvässä tilanteessa tiedustele etukäteen tutkimusluvan tarvetta sähköpostitse sotepe.tutkimusluvat@hel.fi(Linkki avaa oletussähköpostiohjelman)
Sosiaali- ja terveyspalveluihin kohdistuva tutkimuslupahakemus voidaan hylätä esimerkiksi seuraavin perustein:
- hakemus on puutteellinen eikä täydentäviä tietoja ole saatu kohtuullisessa ajassa
- tutkimusasetelma on eettisesti ongelmallinen
- kysymyksessä on markkinatutkimus tai kaupallinen tutkimus, jonka tavoitteet eivät tue sosiaali- ja terveyspalvelujen toiminnan kehittämistä
- aihetta on äskettäin tutkittu samassa kohderyhmässä
- sosiaali- ja terveyspalveluilla ei ole tarjota tarvittavaa aineistoa tai sen hankkiminen vaatisi kohtuutonta henkilöstön työpanosta
Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla toteutettavalta tutkimukselta edellytetään, että se soveltuu tavoitteiltaan, menetelmiltään, aineiston keruu- ja suoritustavaltaan toimialan toimintaan.
Jos tutkimuksessasi kerätään ja hyödynnetään sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmistä poimittavia rekisteri- ja tilastotietoja, huomioi Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (552/2019)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) Toissijainen käyttö tarkoittaa, että sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnassa syntyneitä rekisteritietoja käytetään muussa kuin siinä ensisijaisessa käyttötarkoituksessa, jonka vuoksi ne on alun perin tallennettu. Toisiolaki kattaa kaikki tietojenkäsittelyprosessin vaiheet.
Jos rekisteritietoja tarvitaan usealta eri rekisterinpitäjältä, kyse on Kanta-palveluihin tallennetuista tiedoista tai yksityisen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestäjän rekisteritiedoista, luvat näiden aineistojen käyttöön myöntää sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findata. Voit tarkistaa Findatan hakemusapurin(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) avulla, mistä lupaa tulee hakea.
Jos tietoja tarvitaan vain Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan rekisteriaineistosta, lupaa tietojen käyttöön haetaan Helsingin kaupungilta. Tietolupaa haetaan tutkimuslupahakemuslomakkeella.
Selvitä aineiston saatavuus ja kustannukset yhteyshenkilön kanssa ja ole ennen hakemuksen jättämistä yhteydessä sosiaali- ja terveystoimialan tilastopalveluihin.
Aineistonkeruun käytännön toteutus tulee ilmetä tutkimussuunnitelmasta. Tietoluvan hakeminen on maksutonta, mutta aineistonkeruusta voi aiheutua tutkijalle kustannuksia. Aineistonhankinnasta aiheutuvat kustannukset tulee selvittää ennen hakemuksen jättämistä.
Asiakas- ja potilastietoja voidaan luovuttaa 1.5.2022 alkaen ainoastaan laissa määriteltyyn tietoturvalliseen käyttöympäristöön. Auditoidut tietoturvalliset käyttöympäristöt löytyvät Valviran ylläpitämästä Toini-rekisteristä. Jos teet rekisteritutkimusta, sinun on osoitettava tutkimuslupaa hakiessasi, että käytettävissäsi on Toini-rekisteriin kirjattu käyttöympäristö. Lisätietoja: Toisiokäyttöympäristöjen rekisteri(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Lisätietoja tilastoista ja rekisteriaineistosta:
Tutkimuksen ja sen aineistonkeruun tulee olla toteutettavissa ilman sosiaali- ja terveyspalvelujen henkilökunnan kohtuutonta työpanosta. Suunnitellessasi tutkimuksen aineistonkeruuta ja sen laajuutta, pohdi tutkimuksesi tasoa ja tutkimusosaamistasi.
Lähtökohtana on, että mitä tieteellisempi tai kansallisesti/ kansainvälisesti merkittävämpi tutkimus on, sitä laajemmin se voi kohdentua sosiaali- ja terveyspalveluihin (esim. väitöstutkimukset, post doc -tutkimukset sekä tiede- ja tutkimuslaitosten toteuttamat tutkimukset).
Ammattikorkeakoulun perustutkintoon liittyvän opinnäytetyön aineistonkeruun tulisi olla suunnattu korkeintaan tietyn yksikön palveluun. Amk-tasoisien opinnäytetöiden ei pääsääntöisesti suositella kohdentuvan asiakkaisiin ja potilaisiin. Ole tarvittaessa yhteydessä tutkimuslupaneuvontaan: sotepe.tutkimusluvat@hel.fi(Linkki avaa oletussähköpostiohjelman)
Aineistonkeruun saa aloittaa vasta tutkimusluvan myöntämisen jälkeen.
Tutustu ensin huolellisesti alta löytyvään sosiaali- ja terveyspalvelujen ohjeeseen, jossa kerrotaan tutkimusluvan hakemisesta, tarvittavista liitteistä ja sähköisen hakulomakkeen täyttämisestä.
Tutkimuslupaa haetaan alta löytyvällä sähköisellä lomakkeella. Lomaketta ei valitettavasti voi tallentaa keskeneräisenä, vaan se tulee täyttää kokonaan kerralla.
Tutkimusluvan hakulomake (aukeaa uudessa ikkunassa)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Helsingin kaupungin kirjaamo vastaanottaa tutkimuslupahakemukset, minkä jälkeen ne ohjautuvat sosiaali- ja terveyspalvelujen tutkimuslupavalmistelijoille. Tutkimuslupahakemuksen käsittelyaika on pääsääntöisesti 2 viikkoa – 1,5 kuukautta. Puutteellisesti täytetyt hakemukset viivästyttävät käsittelyä.
Saat tutkimuslupapäätöksen sähköpostitse, postitse tai Suomi.fi-palveluun. Päätösote lähetetään lisäksi yhteyshenkilölle ja muille asianosaisille. Päätösotteet julkaistaan toimialan verkkosivuilla (viranhaltijapäätöksissä) ilman nimiä ja liitteitä.
Jos aineiston keruu viivästyy tai sitä halutaan jatkaa tutkimusluvassa myönnetyn voimassaolon jälkeen, tarvitsee tutkimusluvalle hakea jatkolupaa. Jatkotutkimuslupaa haetaan samalla tutkimuslupahakemuslomakkeella.
Valmis tutkimus tai sen linkki tulee toimittaa osoitteella: sotepe.tutkimusluvat@hel.fi. (Linkki avaa oletussähköpostiohjelman)
Valmiit tutkimukset ovat henkilökunnan käytettävissä sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen intrasivuilla. Julkaistuja tutkimuksia ja opinnäytetöitä päivitetään myös toimialan ulkoiselle tutkimus-, koulutus- kehittämis- ja innovaatiotoiminnan verkkosivulle. Tutkimusluvan saanut tutkija saapuu pyydettäessä maksutta esittelemään tutkimuksen tuloksia Helsingin sosiaali- ja terveyspalveluihin.
Helsingin kaupungin kirjaamo
Voimassa toistaiseksi:
– ma-pe 9.00-15.00
– la-su suljettu