Kaupunginkansliaan liittyvät tutkimukset

Johdanto

Tältä sivulta löydät ohjeita siihen, miten edetä tutkimuslupa-asioissa, jos tutkimuksesi tai lopputyösi kohdistuu Helsingin kaupunginkanslian aineistoihin tai henkilöstöön.

Näin haet tutkimuslupaa kansliasta

Kaupunginkanslia käsittelee tutkimusluvat, jotka kohdistuvat kanslian osastoihin tai aineistoihin. Kansliassa on kuusi osastoa: elinkeino-osasto, hallinto-osasto, henkilöstöosasto, strategiaosasto, talous- ja suunnitteluosasto ja viestintäosasto. Kanslia ottaa pääsääntöisesti vastaan ja ohjaa eteenpäin myös ne hakemukset, jotka koskevat kansliaa ja kahta tai useampaa toimialaa. Jos kuitenkin tutkimuksen pääpaino on toimialalla eikä kansliassa, tutkimuslupahakemus kannattaa lähettää kaupungille käyttämällä toimialan tutkimuslupalomaketta. Näissä tapauksissa on yleistä, että toimialalla on tutkimuksen aineistonkeruulle erityisvaatimuksia, jotka mainitaan toimialan tutkimuslupalomakkeessa.

Jos tutkimuksesi kohdistuu kaupungin liikelaitokseen (palvelukeskusliikelaitos Palvelukeskus Helsinki, rakentamispalveluliikelaitos Stara, taloushallintopalveluliikelaitos Talpa ja 1.1.2025 alkaen myös työllisyyspalveluliikelaitos), ole suoraan yhteydessä kyseiseen liikelaitokseen ja sovi tutkimuslupaprosessista liikelaitoksen kanssa.

Kaupunginkansliassa aineiston käytöstä sovitaan tutkimusluvalla, kun kyseessä on kaupungin toimintaan tai henkilöstöön kohdistuva tutkimus/opinnäytetyö/selvitys, johon ei ole avoimesti saatavilla olevaa tutkimusmateriaalia tai joka edellyttää materiaalin keruuta (esim. haastattelut).

Ennen tutkimusluvan hakemista ole yhteydessä siihen kaupunginkanslian osastoon, jossa haluat toteuttaa tutkimuksesi. Kun olet löytänyt hankkeelle kaupungin sisältä sopivan yhteyshenkilön, neuvottele hänen kanssaan alustavasti tutkimuksen tekemisestä. Tutkimuksen yhteyshenkilö on nimettävä tutkimuslupahakemukseen pakollisena tietona.

Et tarvitse tutkimuslupaa, kun kyseessä on ostopalvelu tai tilaustutkimus, jolloin tutkimusmateriaalin keruusta tai käytöstä sovitaan yhteistyösopimuksella. Sama koskee tilanteita, kun tutkimuksessa tarvittava aineisto on julkisesti ja avoimesti saatavilla, eikä sen koostamiseen tarvita kaupungin henkilöstön työpanosta.

Tutustu ensin huolellisesti alta löytyvään kaupunginkanslian lupaohjeeseen, jossa kerrotaan tutkimusluvan hakemisesta, tarvittavista liitteistä ja sähköisen hakulomakkeen täyttämisestä.

Tutkimusluvan hakuohje (PDF)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Tutkimuslupaa haetaan alta löytyvällä sähköisellä lomakkeella. Lomaketta ei valitettavasti voi tallentaa keskeneräisenä, vaan se tulee täyttää kokonaan kerralla.

Tutkimusluvan hakulomake(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Helsingin kaupungin kirjaamo vastaanottaa tutkimuslupahakemukset, minkä jälkeen ne ohjautuvat kaupunginkanslian tutkimuslupavalmistelijalle. Puutteellisesti täytetyt hakemukset viivästyttävät käsittelyä.

Toimita tutkimuslupahakemus hyvissä ajoin. Tutkimuslupahakemukset käsitellään saapumisjärjestyksessä, tyypillisesti 4-6 viikon kuluessa saapumisesta. Mikäli tutkimuksessa käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa henkilötietoa (ks. Tietosuojalaki 1050/2018(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) , 31 §), voi käsittelyaika olla pidempi.

Muistathan, että tutkimusluvan hakija sitoutuu perehtymään lainsäädännön, erityisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain, henkilötietojen käsittelylle asettamiin vaatimuksiin sekä vastuuseensa tietojen lainmukaisesta käsittelystä.

Jos aineiston keruu viivästyy tai sitä halutaan jatkaa tutkimusluvassa myönnetyn voimassaolon jälkeen, tarvitsee tutkimusluvalle hakea jatkolupaa. Jatkotutkimuslupaa haetaan samalla tutkimuslupahakemuslomakkeella.

Tutkija sitoutuu lähettämään kaupunginkanslialle ( kanslia.tutkimusluvat@hel.fi(Linkki avaa oletussähköpostiohjelman) ) tutkimuksen valmistuttua linkin verkossa julkaistuun tutkimusraporttiin.

Tutkimuslupapäätöksessä määritellään ehtoja muun muassa tietojen säilyttämiselle, suojaamiselle ja hävittämiselle. Tutkimusluvassa voidaan määritellä myös rajauksia tutkimukselle. Kanslian henkilökunta ei lähtökohtaisesti osallistu tutkimuksen toteuttamiseen.