Näin haet tutkimuslupaa kansliasta
Kanslia käsittelee tutkimusluvat, jotka kohdistuvat kanslian osastoihin tai aineistoihin. Kansliassa on kuusi osastoa: elinkeino-osasto, hallinto-osasto, henkilöstöosasto, strategiaosasto, talous- ja suunnitteluosasto ja viestintäosasto. Kanslia ottaa vastaan ja ohjaa eteenpäin myös ne hakemukset, jotka koskevat kahta tai useampaa toimialaa.
Kaupunginkansliassa aineiston käytöstä sovitaan tutkimusluvalla, kun kyseessä on kaupungin toimintaan tai henkilöstöön kohdistuva tutkimus/opinnäytetyö/selvitys, johon ei ole avoimesti saatavilla olevaa tutkimusmateriaalia tai joka edellyttää materiaalin keruuta (esim. haastattelut).
Et tarvitse tutkimuslupaa, kun kyseessä on ostopalvelu tai tilaustutkimus, jolloin tutkimusmateriaalin keruusta tai käytöstä sovitaan yhteistyösopimuksella. Sama koskee tilanteita, kun tutkimuksessa tarvittava aineisto on julkisesti ja avoimesti saatavilla, eikä sen koostamiseen tarvita kaupungin henkilöstön työpanosta.
Ennen tutkimusluvan hakemista ole yhteydessä siihen kaupunginkanslian osastoon, jossa haluat toteuttaa tutkimuksesi. Kun olet löytänyt hankkeelle kaupungin sisältä sopivan yhteyshenkilön, neuvottele hänen kanssaan alustavasti tutkimuksen tekemisestä. Yhteyshenkilön nimi tarvitaan tutkimuslupahakemukseen.
Tutkimuslupaa haetaan tutkimuslupalomakkeella:
Tutkimuslupahakemus (pdf)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Hakemuksen täyttöohje (pdf)(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Varmista, että kaikki tarvittavat tiedot ja liitteet ovat mukana hakemusta lähettäessä. Puutteellinen hakemus tai puuttuvat liitteet viivästyttävät käsittelyä.
Toimita tutkimuslupahakemus hyvissä ajoin. Tutkimuslupahakemukset käsitellään saapumisjärjestyksessä, tyypillisesti 4-6 viikon kuluessa saapumisesta. Mikäli tutkimuksessa käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa henkilötietoa (ks. Tietosuojalaki 1050/2018(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun), 31 §), voi käsittelyaika olla pidempi.
Muistathan, että tutkimusluvan hakija sitoutuu perehtymään lainsäädännön, erityisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain, henkilötietojen käsittelylle asettamiin vaatimuksiin sekä vastuuseensa tietojen lainmukaisesta käsittelystä.
Tutkimuslupahakemus toimitetaan allekirjoitettuna ja liitteineen Helsingin kaupungin kirjaamoon helsinki.kirjaamo@hel.fi(Linkki avaa oletussähköpostiohjelman). Tutkimuslupahakemuksen asiakirjat ovat salassa pidettäviä, joten käytäthän suojattua sähköpostia: securemail.hel.fi. Securmailiin kirjaudutaan verkkopankkitunnuksilla: securemail(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)
Voit myös lähettää kirjaamoon postia osoitteeseen:
Helsingin kaupunki, Kirjaamo
Kaupunginkanslia
PL 10, 00099 Helsingin kaupunki
Käyntiosoite: Kaupungintalo, Pohjoisesplanadi 11–13, 00170 Helsinki
Helsingin kaupungin kirjaamo
Voimassa toistaiseksi:
– ma-pe 9.00-15.00
– la-su suljettu