Vakauttamishankkeessa työstetty parempia toimintatapoja
Palkanmaksutilanteen vakauttamiseen nimettiin lokakuusta 2022 alkaen uusi kokopäiväinen johtaja. Vakauttamishankkeessa on tehty virhelähdetyötä, kuvattu ja kehitetty prosesseja sekä lisätty palkkahallinnon prosessin läpinäkyvyyttä ja seurantaa.
Palkanmaksun vakauttamishakkeessa korkeimmalle on priorisoitu sitä, että kertyneitä palkkavirheitä korjataan ja uusien palkkavirheiden syntymistä estetään ennalta. Samaan aikaan on pyritty jatkuvasti työstämään parempia toimintatapoja ja prosesseja, jotta palkanmaksuongelmien varsinaisia juurisyitä saadaan korjattua.
Palkanmaksun vakauttamishanke on käynnistänyt toimenpiteitä ja projekteja palkanmaksujärjestelmän toimivuuden kehittämiseksi, palkanmaksusta vastaavan Talpan toimintakyvyn parantamiseksi ja palkanmaksuun liittyvien toimintatapojen vakiinnuttamiseksi.
Väliarviossa suosituksia jatkotoimiksi
Palkanmaksun vakauttamisen väliarviossa annetaan toimenpidesuosituksia siitä, miten palkanmaksutilanne saadaan pitkällä tähtäimellä vakaaksi ja normaalitilanne saavutetaan. Suosituksia annetaan kaupunkitasoisen palkanmaksun toiminta- ja johtamismallin selkeyttämiseksi, prosessien yhtenäistämiseksi, järjestelmäkehityksen suuntaamiseksi, oikean tiedon turvaamiseksi sekä ihmisten johtamiseksi.
Kaupunkitasoiseen palkanmaksun johtamismalliin väliarvio muun muassa suosittelee, että palkanlaskentatilanteen kokonaisuus on jatkossakin yhden johtajan vastuulla ja että kaupunkiorganisaation eri toimijoiden roolit täsmennetään.
Talpan osalta vakauttamishanke suosittelee, että Helsingin kaupungin keskushallinto määrittää nykyistä tarkemmin, mitä se edellyttää Talpa-liikelaitokselta palkkahallinnon palvelujen tuottajana ja että Talpa jatkaa organisaatiouudistuksensa toimeenpanoa ja laatii toimintasäännön.
Palkanmaksuprosesseihin suositellaan, että työsuhteen elinkaaren prosessit harmonisoidaan koko organisaatiossa siinä määrin kuin mahdollista. Lisäksi suositellaan arvioitavaksi, tulisiko Helsingin kaupungin tarjota esihenkilöille nykyistä enemmän avustavaa palvelua hallinnollisiin tehtäviin.
Palkkavirheet koskeneet tuhansia työntekijöitä
Vakauttamishankkeen väliarvion mukaan huhtikuussa 2022 tapahtuneen palkanmaksujärjestelmän käyttöönoton jälkeen aiheutuneet palkkavirheet ovat koskeneet noin 16 000 Helsingin kaupungin työntekijää.
Huhtikuusta 2022 helmikuun 2023 loppuun mennessä Sarastia-järjestelmästä maksettiin palkkoja 760 000 palkkalaskelman verran. Virheitä tilastoitiin yhteensä 37 400 kappaletta, joista varsinaisia palkkavirheitä oli 31 800 kappaletta.
Palkkavirheitä on tilastoitu suhteessa palkkalaskelmien kokonaismäärään. Virheiden määrä suhteutettuna kaikkien palkkalaskelmien kokonaismäärään oli suurimmillaan kesäkuussa 2022, jolloin se oli 12,3 prosenttia. Näistä varsinaisia palkkavirheitä oli 8,8 prosenttia. Joulukuussa 2022 saavutettiin ensimmäisen kerran järjestelmän käyttöönotossa asetettu tavoitetila, jolloin virheitä oli kokonaisuudessaan alle 5 prosenttia. Tällöin myös varsinaisia palkkavirheitä oli ensimmäisen kerran alle 4 prosenttia.