Den 8 augusti fick Helsingfors stadsstyrelse en lägesrapport av personaldirektör Nina Gros om de problem med löneutbetalningen som uppdagats när lönesystemet Sarastia togs i bruk och det pågående arbetet för att åtgärda läget.
Under sommaren har det visat sig att stadens effektiva åtgärder lett till en positiv utveckling. Situationen är dock fortfarande oacceptabel, och därför ska åtgärderna trappas upp ytterligare under hösten. Framför allt ska staden fokusera på att höja servicenivån i kundtjänsten, öka lönekontorets resurser och omorganisera arbetet där, utveckla användarnas kunskaper och utveckla systemet i samarbete med Sarastia Oy och Accountor HR. Enligt nuvarande beräkningar kommer situationen inte att normaliseras helt förrän i slutet av hösten.
“Tack vare våra effektiva åtgärder har vi kunnat rätta till felen i lönerna allt effektivare och förkorta kön till kundtjänsten. Vi har emellertid inte kunnat rätta till alla löner inom en rimlig tid. Vi har en stor grupp experter som koncentrerar sig på det här tills vi minskat antalet fel och den tid det tar att åtgärda dem till en normal nivå”, säger Nina Gros, personaldirektör vid Helsingfors stad.
Under de kommande åren ska Helsingfors stad satsa stort på digitalisering och på att förnya sina HR-tjänster. Övergången till lönesystemet Sarastia i april 2022 var en del av denna process. Det är fråga om ett storskaligt systembyte, och det nya systemet och rutinändringarna har visat sig vara svåra. De beklagliga problem med löneutbetalningen som uppstod när systemet togs i bruk har åtgärdats under våren och sommaren.
Felen behandlas och åtgärdas effektivare
Statistiken för felen i löneutbetalningen har utvecklats i rätt riktning under sommaren. Även nya fel uppstår fortfarande, men i allt mindre grad. Den 4 augusti saknades 124 löner helt. Den 28 juli var motsvarande siffra 141 och den 14 juni 412. Dessa siffror utgörs i huvudsak av de nya fel som uppstått i löneutbetalningen under månaden i fråga. Just nu har staden som mål att korrigera och betala löner som saknas helt inom två dagar.
Tack vare den avsevärda effektiveringen har de som kontaktat kundtjänsten snabbare kunnat placeras i kö, behandlingstiderna har förkortats och vi har kunnat svara snabbare på förfrågningar. Den 4 augusti fanns det 1 750 obehandlade meddelanden i kundtjänstens e-postlåda. Den 28 juli var motsvarande siffra 1 960 och den 14 juni 10 613.
Också per telefon får man nu svar betydligt snabbare än förr. Tidvis uppstår rusning särskilt på lönedagarna.
“Läget förbättrats i juni och juli. Nu arbetar hela personalen vid löneadministrationen för att åtgärda felen, inte endast den personal som specialiserat sig på detta. Situationen är helt klart oacceptabel och vi gör allt vi kan för att lösa problemen så snabbt som möjligt”, summerar Gros.
Ersättning för försenade löner
Som arbetsgivare står staden för alla ersättningar som den blir skyldig till på grund av fördröjningarna i löneutbetalningen. Procedurerna planeras, och personalen kommer att få instruktioner om dem så snart som möjligt. Staden kommer att betala dröjsmålsränta utan att personen själv behöver kontakta lönekontoret. Om det finns felaktiga uppgifter i inkomstregistret samarbetar staden med myndigheter som Keva och FPA för att rätta till de felaktiga inkomstuppgifterna så att personen säkert får de förmåner han eller hon har rätt till.
“Helsingfors stad vill vara en bra arbetsgivare med en högklassig personalpolitik. Det här målet har fått sig en ordentlig törn och förtroendet för staden som arbetsgivare har begripligt nog sviktat. Just nu är det vår första prioritet att stabilisera situationen. Som arbetsgivare står staden naturligtvis för alla ersättningar som den blir skyldig till på grund av fördröjningarna i löneutbetalningen. Övriga eventuella ersättningar måste ännu beredas separat”, berättar borgmästare Juhana Vartiainen.
I augusti ska borgmästare Vartiainen beställa en extern utredning om de orsaker som lett till situationen för att liknande problem inte ska kunna uppstå framöver.