I dagsläget kan löneuppgifter för det mesta överföras till inkomstregistret i tid. Att rätta till felen i tidigare månaders inkomstregister är dock utmanande på grund av löneutbetalningssystemets egenskaper och den stora volymen.
Talpateamet för inkomstregistret på löneadministrationen, har förstärkts och arbetar intensivt med att säkerställa att uppgifterna i inkomstregistret är korrekta. Målet är att korrigera uppgifterna i inkomstregistret innan skattemyndigheternas tidsfrist löper ut, så att de förifyllda skattedeklarationerna kommer med rätt uppgifter till Helsingfors stads anställda. Beredskap, stödåtgärder och en kommunikationsplan utarbetas i samarbete med Skatteförvaltningen, även med hänsyn till den situationen, att alla uppgifter inte hinner korrigeras inom skattemyndigheternas tidsfrist.
Ytterligare insatser för att åtgärda problemen med löneutbetalningen
I årets stadsbudget har sex miljoner euro avsatts för korrigering av löneutbetalningsutmaningarna. Enligt kanslichefens beslut om en utgiftsplan skulle upp till 3,3 miljoner euro användas för extra personalkostnader orsakade av stabiliseringen av löneutbetalningen. Ytterligare personalkostnader uppstår t.ex. för tillfälliga stödtjänster för chefer och extra anställda i löneadministrationen. Av de 6 miljoner euro är upp till 0,8 miljoner euro öronmärkta för konsultstöd och 0,5 miljoner euro för dröjsmålsavgifter.
Av dröjsmålsavgifterna har 1,3 miljoner euro bokförts på år 2022. Staden uppskattar att utmaningarna med löneutbetalningen ledde till extra kostnader på cirka 4 miljoner euro för år 2022. Utöver förseningsavgifterna gick 1,7 miljoner euro av detta belopp till Talpa, dvs. lönekostnader för extra lönepersonal, och 1 miljon euro till konsultstöd. Vitesbetalningarna för Skatteförvaltningen var 30 000 euro och skadeståndet till de anställda var några tusen euro.
Talpas Sarastia-stödtjänst utökas till att omfatta chefers blankettvägledning
En av stödtjänsterna för chefer är utvidgningen av stadens eget Sarastia-stödtjänst till blankettvägledning. Rådgivningen inleds den 13 februari, och erbjuds för att fylla i vissa Sarastia-blanketter. Handledning ges inledningsvis till chefer för stadens största sektorer, det vill säga social-, hälso- och räddningssektorn, samt utbildning och skolning. Tjänsten kommer i ett senare skede att utvidgas till andra sektorer och till personer som förbereder blanketterna. Sarastia blanketthandledning är en tillfällig tjänst som kommer att fungera under år 2023. Förväntningen är att tjänsten kommer att underlätta arbetsbelastningen relaterad till Sarastia och även stärka kunnandet att använda systemet.
Chefer får hjälp från en tidsbestämd rådgivningstjänst med att fylla i blanketter för nyanställning, vikariering, familjeledighet och ändring av arbetstider. Att fylla i dessa blanketter korrekt är väsentligt för att löneutbetalningen ska vara korrekt. Råd om familjeledighet och blanketter för ändring av arbetstiden kommer att fås från och med den 20 februari.
Dessutom finns ett nytt sekreterarteam i Sarastia under år 2023 tillgängligt för att stödja sektionerna för utbildning och småbarnspedagogi.
Andelen fel i löneberäkningarna minskar
Nya lönefel har fortfarande en nedåtgående trend. I november 2022 rapporterades fel i endast 5,4 procent av löneuträkningarna, varav 4,3 procent var faktiska lönefel. Uppgifterna för december och januari har ännu inte bekräftats, men trenden är fortfarande klart nedåtgående. Antalet nya fel är lägre än i det tidigare lönesystemet.
Efter utgången av september 2022 har antalet okorrigerade helt uteblivna löner legat under hundra vid övervakningsperiodernas granskningstidpunkter. Löner som helt saknas kan korrigeras inom två dagar, förutsatt att de uppgifter som behövs för korrigeringen finns tillgängliga i Talpa.
Helsingfors kommer att fortsätta att arbeta intensivt för att åtgärda de lönefel som ackumulerats 2022. Målet är att åtgärda dem före slutet av mars.
Kundtjänsten för löneadministrationen får en stor mängd kontakter. Antalet kontakter i november nådde dock redan en lägre nivå än i januari 2022, innan Sarastia infördes. I december och början av 2023 ökade antalet kontakter igen, vilket berodde på de vanliga frågorna i samband med årsskiftet och på verifieringar i samband med organisationsförändringarna inom social-, hälsovårds- och räddningssektorn.
