Miten myydä kaupungille?

Kaupunki voi julkaista osana hankintojen valmistelua tietopyyntöjä ja ennakkoilmoituksia tulevista hankinnoista tai kutsun osallistua markkinavuoropuheluun. Tietopyyntöihin vastaaminen ja markkinavuoropuheluihin osallistuminen ovat tehokkaita tapoja vaikuttaa kaupungin suunniteltuihin hankintoihin. 

• Osallistu tietopyyntöihin ja markkinavuoropuheluihin seuraamalla ilmoituksen ohjeita. Usein pyydetään vastaamaan kyselyyn, jättämään vastaus Tarjouspalvelun kautta tai ilmoittautumaan mukaan sähköpostitse. 

• Huomioi, että tietopyyntö tai markkinavuoropuhelu ja niissä annetut vastaukset eivät sido kumpaakaan osapuolta. Kaupunki ei sitoudu toteuttamaan hankintaa tietopyynnön tai markkinavuoropuhelun perusteella, eivätkä tietopyynnössä tai markkinavuoropuhelussa esitetyt kuvaukset tai määritykset sido kaupunkia. 

• Tutustu tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin huolellisesti. Hankintayksikkö ei voi tehdä olennaisia muutoksia hankinnassa asetettuihin vaatimuksiin tai sopimusehtoihin jälkikäteen. Mikäli tarjouspyyntö herättää kysymyksiä, esitä kysymyksesi Tarjouspalvelun kautta. Hankintayksikkö ei pääsääntöisesti vastaa puhelimitse/sähköpostitse esitettyihin kysymyksiin. 
• Huomioi, että hankintayksikkö voi korjata tarjouspyyntöä korjausilmoituksella. Kun tarjouspyyntö on korjattavana, ei tarjouksia voi jättää. Korjausilmoituksen julkaiseminen voi kestää muutaman päivän. 

• Vastaa kaikkiin vaadittuihin kysymyksiin ja kohtiin.

• Älä toimita ylimääräisiä dokumentteja ellei niitä ole erikseen pyydetty (esimerkiksi esitteitä, liitteitä ja/tai saatteita. 

• Jätä tarjous ajoissa. Tarjousta voi muokata Tarjouspalvelussa annettuun määräaikaan saakka.  

Huomioitavaa toimittajaryhmittymien ja alihankinnan osalta

• Mikäli yrityksesi ei pysty täyttämään asetettuja vaatimuksia yksin, on tarjous mahdollista tehdä ryhmittymänä. 

• Jos tarjouspyynnössä käytetään ESPD-lomaketta ja tarjouksessa hyödynnetään voimavara-alihankintaa, varaa erityisesti aikaa voimavara-alihankkijan ESPD-lomakkeen tietojen saamiseen. 

• Varaudu toimittamaan viipymättä tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset sekä tarjoajayrityksen että mahdollisten alihankkijoiden osalta. 

• EU-kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa valittavilta tarjoajilta tarkastetaan rikosrekisteriotteet. Lisätietoa rikosrekisteriotteiden tilaamisesta löytyy Oikeusrekisterikeskuksen verkkosivuilta(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)

Tarjousajan päättymisen jälkeen hankintayksikkö avaa tarjoukset ja aloittaa niiden käsittelyn. Käsittelyn aikana hankintayksikkö voi pyytää täsmennyksiä tarjoajilta. 

• Huomio, että päätöksenteossa voi kulua jonkin aikaa, erityisesti jos päätös käsitellään luottamuselimisissä.
• Tiedosta, että hankintapäätös annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille samaan aikaan, minkä jälkeen alkaa muutoksenhakuaika. Muutoksenhaun ohjeet toimitetaan päätöksen liitteenä. 

• Muista, että sopimus voidaan allekirjoittaa vasta kun hankintayksikkö on saanut kaikki tarjoajalta ja mahdollisilta alihankkijoilta edellytetyt selvitykset.