Kasvatuksen ja koulutuksen toimialaan liittyvät tutkimukset

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla edellytetään lupa kaikkiin tutkimuksiin, opinnäytteisiin ja selvityksiin, joissa kerätään tai käsitellään toimialan asiakkaita, oppilaita, opiskelijoita tai henkilökuntaa koskevia tietoja riippumatta siitä, millä menetelmällä aineisto hankitaan.

Lupa tarvitaan myös toiminnallisiin tutkimuksiin ja kehittämishankkeisiin, joista syntyy tutkimuksellinen raportti. Myös anonyyminä toteutettavat tietojenkeruut (esim. kyselyt) tarvitsevat tutkimusluvan.

Myös toimialan henkilökuntaan kuuluvan on haettava lupa, jos tutkimusta ei tehdä virka- tai työtehtävänä, vaan esimerkiksi osana henkilön opintoja.

Tutkimuslupahakemus voidaan hylätä esimerkiksi seuraavin perustein:

• hakemus on puutteellinen eikä täydentäviä tietoja ole saatu
• tutkimusasetelma on eettisesti ongelmallinen
• kysymyksessä on markkinatutkimus tai kaupallinen tutkimus, jonka tavoitteet eivät tue kasvatuksen ja koulutuksen toimialan toiminnan kehittämistä
• aihetta on äskettäin tutkittu samassa kohderyhmässä
• toimialalla ei ole tarjota tarvittavaa aineistoa tai sen hankkiminen vaatisi henkilökunnalta kohtuutonta työpanosta

Jos tutkimuslupaa ei myönnetä, saa hakija perustelun kielteiselle päätökselle sekä oikaisuvaatimusohjeet.

Et tarvitse tutkimuslupaa, kun kyseessä on ostopalvelu tai tilaustutkimus, jolloin tutkimusmateriaalin keruusta tai käytöstä sovitaan yhteistyösopimuksella. Sama koskee tilanteita, kun tutkimuksessa tarvittava aineisto on julkisesti ja avoimesti saatavilla, eikä sen koostamiseen tarvita kaupungin henkilöstön työpanosta. 

Jos toimialan henkilökuntaan kuuluva henkilö tekee tutkimuksen virka-tai työtehtävänä eikä tutkimuksesta tehdä julkista raporttia.

Ole etukäteen yhteydessä päiväkotiin, kouluun tai oppilaitokseen, jossa haluat toteuttaa tutkimuksen. Sovi alustavasti johtajan/rehtorin kanssa tutkimuksen tekemisestä. 

Suunnittele tutkimusluvan haku siten, että voit kerätä tutkimuksen aineiston koulujen ja oppilaitosten sekä varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen toiminta-aikoina. Jos keräät aineistoa syyslukukauden aikana, toimita tutkimuslupahakemus syyskuun loppuun mennessä. Jos keräät aineistoa kevätlukukaudella, toimita hakemus helmikuun loppuun menneessä. 

Kaskoon tulee vuosittain n. 300 tutkimuslupahakemusta. Hakemukset käsitellään saapumisjärjestyksessä, yleensä kahdesta neljään viikon kuluessa saapumisesta. Jos tutkimuksessa käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa henkilötietoa (ks. Tietosuojalaki 1050/2018, 31 §(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun)), voi käsittelyaika olla pidempi. Henkilötietojen kerääminen edellyttää tietosuojailmoitusta. Jos kerätään myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa tietoa, tarvitaan myös eettisen toimikunnan puolto. Puutteellinen hakemus tai puuttuvat liitteet viivästyttävät käsittelyä. 

Henkilötietojen suojaaminen tutkimuksessa

Tunnista vastuusi tutkijana. Noudata voimassa olevaa lainsäädäntöä ja oman organisaatiosi tutkimusta koskevia tietosuojaohjeita sekä huolehdi tutkimusaineiston suunnitelmallisesta ja vastuullisesta käsittelystä, läpinäkyvyydestä ja avoimuudesta. Rekisterinpitäjänä vastaat henkilötietoja sisältävän aineiston käsittelyn lainmukaisuudesta tutkimuksen koko elinkaaren ajan.

Määritä tutkimussuunnitelmassa tutkimustehtävä ja henkilötietojen käyttötarkoitus täsmällisesti. Arvioi henkilötietojen  tarpeellisuutta tutkimuksen toteuttamisessa ja minimoi käsiteltävien henkilötietojen määrä. Huomioi käsittelyyn liittyvät riskit tutkittavien ja muiden henkilöiden kannalta tutkimusaineiston koko elinkaaren ajalta. Suunnittele etukäteen toimintatavat esimerkiksi tietoturvaloukkausten varalle.

Jos tutkimuksessasi käsitellään henkilötietoja, tarvitaan tutkittavan suostumus niiden käsittelyyn tai muu laillinen peruste. Henkilötietojen käsittely tutkimuksessa on dokumentoitava. Tehtyjen ratkaisujen on oltava viranomaisten tai organisaation tietosuojavastaavan jälkikäteen tarkistettavissa.

Joskus tarvitaan tietosuojavaikutusten arviointi, jonka tarkoituksena on tunnistaa, arvioida ja hallita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä. Vaikutustenarviointi on pakollinen mm. silloin, kun uutta teknologiaa otetaan käyttöön, käsitellään arkaluonteisia tai muutoin hyvin henkilökohtaisia tietoja tai henkilötietoja käsitellään laajamittaisesti. Vaikutustenarviointi tulee tehdä ennen kuin tutkimus aloitetaan.

Kun olet sopinut alustavasti tutkimuksesta sen päiväkodin, koulun tai oppilaitoksen kanssa, jossa haluat tehdä tutkimuksen, hae tutkimuslupaa pdf-lomakkeella. Toimita hakemus liitteineen sähköisesti, helsinki.kirjaamo@hel.fi(Linkki avaa oletussähköpostiohjelman) tai paperiversiona Helsingin kaupungin kirjaamoon:

Tutkimuslupahakemus, pdf

Helsingin kaupunki, Kirjaamo, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala
PL 10, 00099 Helsingin kaupunki
Käyntiosoite: Kaupungintalo, Pohjoisesplanadi 11–13, 00170 Helsinki
helsinki.kirjaamo@hel.fi(Linkki avaa oletussähköpostiohjelman)

Kirjaamolle, vastaanottaja helsinki.kirjaamo@hel.fi(Linkki avaa oletussähköpostiohjelman), voi lähettää suojattua sähköpostia osoitteessa https://securemail.hel.fi/(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun).  Securemailiin kirjaudutaan verkkopankkitunnuksilla.

Allekirjoittamalla tutkimuslupahakemuksen sitoudut

• pitämään salassa tutkimuksen yhteydessä saadut luottamukselliset tiedot
• perehtymään lainsäädännön asettamiin vaatimuksiin
• vastuuseen tietojen lainmukaisesta käsittelystä.

Kaikkien henkilöiden, jotka käsittelevät salassa pidettäviin asiakirjoihin tai henkilörekistereihin sisältyviä tietoja, on annettava sitoumus joko hakemuslomakkeella tai saman sisältöisenä erillisellä liitteellä. Sitoumus on toimitettava alkuperäisenä kirjaamoon.

Tutkimuslupapäätös lähetetään hakijalle sähköpostilla tai postitse. Päätökset ilman liitteitä julkaistaan kaupungin Internet-sivuilla(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun).

Tutkija sitoutuu lähettämään toimialalle tutkimuksen valmistuttua linkin verkossa julkaistuun tutkimusraporttiin.

Päätöksen tutkimusluvan myöntämisestä tekee palvelukokonaisuuden johtaja, kun tutkimus kohdentuu yhteen palvelukokonaisuuteen toimialalla. Useampia palvelukokonaisuuksia koskevissa tutkimuksissa tutkimusluvan myöntämisestä päättää toimialajohtaja.  

Tutkimuslupapäätöksessä määritellään ehtoja muun muassa tietojen säilyttämiselle, suojaamiselle ja hävittämiselle. Tutkimusluvassa voidaan määritellä myös rajauksia tutkimukselle. Toimialan henkilökunta ei lähtökohtaisesti osallistu tutkimuksen toteuttamiseen.

Tutkimuslupahakemukseen tarvittavat liitteet

• Tutkimussuunnitelma, jonka tutkimuslaitos on hyväksynyt ja jossa on selkeästi kuvattu tutkimuksen tarkoitus, aineiston keruu, tutkimusmenetelmät, aineiston tietoturvallinen säilyttäminen tutkimuksen aikana sekä aineiston tietoturvallinen hävittäminen tai arkistointi tutkimuksen päätyttyä. Jos tutkimussuunnitelman tekstiosa ylittää 10 sivua, tulee liitteenä olla tiivistelmä.
• Eettinen pohdinta tai eettisen toimikunnan lausunto
  Tutkimusprosessin eettisten näkökulmien pohdinta sisältää mm. tutkimusaiheen, tutkimusmenetelmien sekä tutkimusaineiston analyysin ja raportoinnin eettisten kysymysten arvioinnin.
• Malli suostumusasiakirjasta, mikäli suostumusperusteisuus on henkilötietojen käsittelyn laillisuusperuste tutkimuksessa. Vapaaehtoinen suostumus pyydetään tutkittavilta kirjallisesti ennen tutkimuksen aloittamista ja sen tulee olla EU:n tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain mukainen. Suostumusasiakirja on päivättävä ja sen allekirjoittavat suostumuksen antaja ja vastaanottaja. Kopio asiakirjasta on annettava suostumuksen antajalle. Suostumusasiakirjasta tulee ilmetä, mm:
  • Lyhyt kuvaus tutkimuksesta ja sen tarkoituksesta
  • Miten tutkittava valikoidaan tutkimukseen
  • Miten tutkittavan yhteystiedot saadaan
  • Tutkimuksen osallistumisen vapaaehtoisuus
  • Mitä tietoja tutkittavilta kerätään
  • Kuka tietoja käsittelee
  • Tutkittavan tietojen suojaaminen 
  • Kerätäänkö tietoja myös muualta
  • Luovutetaanko tietoja tutkimusryhmän ulkopuolelle
  • Siirretäänkö tietoja kolmanteen maahan
  • Tutkimuksen kesto
  • Miten tulokset raportoidaan ja julkistetaan
  • Mitä tutkimusrekisterille tapahtuu tutkimuksen jälkeen
• Tiedote, josta tulee ilmetä selkokielisesti ja kohderyhmälle ymmärrettävästi, mm.
  • Lyhyt kuvaus tutkimuksesta ja sen tarkoituksesta
  • Tutkimuksen osallistumisen vapaaehtoisuus: Tutkittavan oikeus kieltäytyä, keskeyttää tutkimukseen osallistumisensa tai peruuttaa suostumuksensa missä tahansa tutkimuksen vaiheessa ilman, että sillä on haitallisia vaikutuksia tutkittavalle tai palvelujen saantiin. Tutkittavan pitää myös tietää, minne ilmoitus keskeytyksestä tai peruutuksesta tehdään.
  • Miten tulokset raportoidaan ja julkistetaan
  • Tutkittavan tietojen suojaaminen ja sen varmistaminen, että tiedot käsitellään ja esitetään joka vaiheessa niin, että yksilökohtaiset tiedot eivät paljastu
• Selvitys henkilötietojen käsittelystä ja tietoturvasta tutkimuksessa
  • Henkilötietojen käsittely tutkimuksessa on dokumentoitava ja tutkittavia on informoitava (esim. tietosuojaseloste).
  • Tehtyjen ratkaisujen on oltava viranomaisten tai organisaation tietosuojavastaavan jälkikäteen tarkistettavissa.
• Aineistonkeruuseen liittyvä materiaali (esim. kyselylomake, haastattelurunko, havainnointilomake, listaus tutkimuksessa kerättävistä tiedoista)

Tutkittavien iän vaikutus tutkittavilta pyydettävään suostumukseen: 

Alle 15-vuotiaiden lasten ja nuorten huoltajilta pyydetään suostumus päiväkodissa tai koulussa tapahtuvaan tutkimukseen osallistumiseen. Lupapyynnön muotoileminen siten, että huoltajalla on ainoastaan mahdollisuus kieltää lapsensa osallistuminen, ei ole mahdollista. Jos huoltaja ei anna lupaa, ei kyseinen lapsi voi osallistua tutkimukseen.

15-17-vuotiaat nuoret voivat osallistua koulussa tai oppilaitoksessa tehtävään tutkimukseen omalla suostumuksellaan, mutta huoltajille tulee kertoa tutkimuksesta etukäteen. Tiedotteen, suostumusasiakirjan ja muun aineiston keruuseen liittyvän materiaalin tulee tarvittaessa olla saatavana suomen tai ruotsin lisäksi myös muilla kielillä.